Le monde de l’entreprise évolue et la formation professionnelle est d’autant plus indispensable. Disposer d’un personnel bien formé et hautement qualifié, grâce à la mise à jour régulière des compétences, contribue à renforcer la productivité en entreprise.
Il faut que la mise en oeuvre de la formation des employés soit bien organisée, grâce à une gestion de la formation professionnelle continue. De plus en plus d’entreprises doivent développer un plan de formation qui comprend l’ensemble des actions claires : de la conception à l’évaluation, en passant par l’organisation et le choix des stagiaires. Voici un guide simple étape par étape où vous pouvez faire la connaissance de la définition de la gestion de la formation et comment procéder et développer des méthodes de la formation efficace.
Gestion de la formation : définition
La gestion de la formation relève du service des ressources humaines de l’entreprise. L’objectif est de favoriser le développement des compétences. L’entreprise développe un plan de formation, encadre la mise en oeuvre des cursus retenus et évalue les résultats de l’action.
La gestion de la formation des collaborateurs constitue un processus stratégique et opérationnel indispensable dans les entreprises. Son organisation peut prendre différentes formes, mais dont voici les points clés.
1. Identification des besoins des collaborateurs
Dans cette première phase de l’organisation du plan de formation, les ressources humaines (RH) évaluent les compétences des collaborateurs et adopte une approche prospective, en identifiant les lacunes et les besoins futurs. Il s’agit de faire émerger les différentes compétences nécessaires qui seront développées par le biais d’une formation.
2. Conception d’un plan de développement
Une fois que les besoins en formation sont clairement identifiés par l’entreprise, les ressources humaines élaborent un projet. Celui-ci comporte les différents programmes de formation permettant d’acquérir les compétences souhaitées. Il évalue le budget nécessaire.
L’objectif est d’offrir à l’entreprise un avantage concurrentiel, en développant les savoir-faire et les connaissances des salariés. Le plan de formation contient généralement les objectifs d’apprentissage, les méthodes retenues, les ressources nécessaires, un calendrier prévisionnel des sessions de formation.
3. Mise en œuvre
Le plan des formations précise le type d’ organisation : l’entreprise peut mettre en place une formation en présentiel au sein de ses locaux. Mais elle peut aussi miser sur l’e-learning, par exemple, grâce à des plateformes comme iSpring Learn.
Avec un système de gestion d’apprentissage les membres du personnel ont la possibilité de participer à des formations, d’accomplir des tâches et de passer des évaluations à leur propre rythme, en utilisant leur tablette ou leur téléphone, même en mode hors ligne. Dans tous les cas, les formations sont organisées et dispensées conformément au projet préalablement établi.
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Plan de formation
Le programme de la formation peut comprendre différents dispositifs :
- formation en salle ;
- formation en ligne ;
- ateliers pratiques ;
- mises en situation ;
- séminaires ou webinaires.
4. Suivi de la formation et évaluation des connaissances
La gestion de formation comprend également la mise en place de mesures d’évaluation. Il s’agit d’identifier l’impact de la formation sur les connaissances et les compétences des salariés. A cette fin, on collecte des retours d’expérience des collaborateurs, des tests, des évaluations.
De cette manière, la gestion de formation prend une forme évolutive et qualitative, des améliorations sont apportées dans le temps. En utilisant des systèmes de gestion de l’apprentissage et des plateformes en ligne, il devient plus facile de suivre les statistiques de la formation, d’identifier les lacunes et de mettre en place des mesures correctives pour améliorer continuellement les programmes de formation. Une plateforme LMS vous permet non seulement de créer les contenus de formation mais aussi d’effectuer le suivi et l’évaluation du cursus. Voici un exemple d’un rapport de formation des nouvelles recrues crée directement dans iSpring Learn :
5. Ajustements et améliorations
Les résultats de l’évaluation permettent d’ajuster les formations futures. L’idée est de les rendre plus pertinentes face aux besoins de l’organisation et de ses salariés, afin que l’entreprise soit mieux à même de répondre aux défis d’un environnement professionnel en perpétuel changement.
Gestion de la formation professionnelle : pourquoi c’est important
La gestion de la formation est d’une grande importance, que ce soit pour les collaborateurs eux-mêmes ou pour l’entreprise. Elle permet d’optimiser les cursus et des mettre en adéquation avec les besoins réels, en milieu professionnel.
1. Développer les compétences des salariés
La formation permet l’acquisition de nouvelles compétences techniques et professionnelles. Il est essentiel pour les entreprises que les salariés soient au courant des dernières avancées dans leur domaine. La formation est donc un moyen de perfectionnement des compétences, elle favorise l’emploi et la progression dans la carrière.
2. Augmenter la productivité et les performances
Lorsque les collaborateurs et les membres des équipes sont bien formés, ils sont plus productifs et plus performants. Ils s’adaptent mieux aux processus et utilisent les outils de manière optimale. L’organisation bénéficie de cette optimisation des compétences liées à son domaine d’activité.
3. S’adapter aux évolutions du marché
Le marché évolue rapidement, sous l’effet des avancées technologiques, de la digitalisation et des différents changements économiques. La formation professionnelle vise à aider les entreprises à s’adapter aux nouvelles exigences pour rester compétitives dans un environnement en constante évolution, où la concurrence est dure.
4. Réduire les risques d’erreur et d’accident
Les enjeux sont importants, surtout si l’entreprise a une activité à risque. La formation contribue à réduire le risque d’erreur. Elle limite aussi les accidents sur le lieu de travail. En d’autres termes, la formation permet d’améliorer la sécurité des salariés.
5. Motiver les équipes
Une formation suivie en commun, avec l’acquisition de compétences partagées, contribue à souder les équipes et à faciliter par la suite leur collaboration. De plus, l’entreprise démontre son engagement dans le parcours de ses salariés, puisqu’elle investit dans le capital humain.
En d’autres termes, l’accompagnement des parcours de formation par les différents départements de l’entreprise peut stimuler la motivation et la satisfaction au travail.
6. Anticiper la relève
La formation professionnelle est essentielle pour préparer une nouvelle génération de collaborateurs à prendre la relève des postes clés au sein de l’organisation. Dans ce contexte, la formation aide à garantir une continuité opérationnelle.
7. Stimuler l’innovation et la créativité
La formation peut porter sur les compétences professionnelles qu’on estime indispensables chez les collaborateurs, mais le plan de développement peut aussi aborder la culture d’entreprise. En tout cas, les formations bien ciblées encouragent la créativité, grâce à l’émergence de nouvelles idées ou méthodes. Le développement des compétences contribue à l’émergence d’idées novatrices.
En bref, la gestion de la formation professionnelle joue un rôle crucial dans la croissance. La mise en place régulière de formations, y compris à distance grâce, permet de disposer d’une main d’oeuvre compétente, motivée et prête à relever les défis actuel.
Gestion de la formation en entreprise : comment faire ?
La mise en place de formation en entreprise doit toujours viser les apprentissages liés aux besoins des salariés. Le plan de développement tient compte des financements envisageables, par exemple sous la forme d’un partage des coûts entre l’organisation et les salariés, grâce au compte personnel de formation.
Comme nous l’avons vu, le service des ressources humaines (RH) est à la manoeuvre, un peu comme un chef d’orchestre. Il détermine les enjeux de la gestion, l’objectif, le budget, les modalités, les activités proposées. Le service RH peut donner des conseils aux collaborateurs sur la formation à suivre. Il assure aussi un suivi des participants après la formation.
De plus en plus d’entreprises créent des formations elles-mêmes, par exemple pour l’onboarding, grâce à des outils comme iSpring Learn, qui permettent de proposer d’apprentissage à distance, avec maîtrise du budget. Inscrivez-vous pour une démo en direct avec l’un de nos managers qui vous expliquera les principales fonctionnalités.
1. Formation : les dispositifs
Le service RH détermine en particulier le dispositif le mieux adapté dans le cadre du développement des compétences. Il peut s’agir :
- de formation à distance (distanciel) ou e-learning (plateformes LMS comme iSpring Learn)
- d’une formation sur site, au sein de l’entreprise
- d’une alternance
- d’un cours magistral ou de mise en situation
- d’une forme hybride de formation.
2. Sélection des prestataires : formateur, organismes
Il est rare qu’une entreprise ait les moyens humains pour une gestion de formation en interne. C’est pourquoi les organisations ont tout intérêt à faire appel à des spécialistes de la formation. Les RH peuvent soumettre le choix du formateur au DRH. La sélection de la gestion de la formation professionnelle s’effectue souvent en fonction du budget ou de l’offre du prestataire. L’autre alternative consiste à avoir recours à des plateformes comme iSpring Learn pour concevoir ses formations.
3. Motivation des collaborateurs
Une des missions du responsable chargé de la gestion de formation est de motiver les collaborateurs, afin qu’ils s’inscrivent aux formations. Il convient donc que la formation jouisse d’une image positive au sein de l’organisation. Le choix d’une formation à distance facilite souvent la tâche, dans la mesure où les employés n’ont pas besoin de se déplacer. Certains hésitent à manquer au travail, même pour découvrir de nouveaux outils ou de nouvelles méthodes, comme la méthode Agile. Pourtant, l’agilité est l’un des enjeux majeurs sur le monde du travail. Des activités motivantes constituent un levier essentiel de la motivation.
4. Sélection des participants et stagiaires
Les entreprises ont des pratiques différentes. Certaines laissent les employés choisir leur formation en toute liberté, d’autres ont une politique de formation définie au sein des différents départements. Les modalités sont donc variables. Néanmoins, le service RH a un rôle central à jouer dans le choix des participants, en se projetant dans l’avenir, pour déterminer les besoins futurs de la structure.
5. Importance du suivi
Les enjeux de la gestion de formation doivent prendre en compte les financements et le budget global, ainsi que sa ventilation dans les différents départements des entreprises. Le budget comprend aussi bien la rémunération des formateurs ou des organismes de formation que les éventuels frais des employés (par exemple frais de déplacement lorsque la formation n’a pas lieu sur site).
Ces données permettent au service RH de proposer des formations ciblées et d’assurer une gestion suivie, avec évaluations à la clé. Les conseils prodigués aux employés et visant à les diriger vers l’une ou l’autre des formations prévues font aussi partie des missions RH.
6. Pourquoi utiliser une plateforme LMS pour la formation en entreprise ?
La gestion de la formation peut utilement s’appuyer sur une plateforme LMS, afin de créer des supports pour l’intégration de nouveaux collaborateurs ou pour former aux nouvelles stratégies. Avec une plateforme e-learning, vous pouvez assurer le développement des compétences de vos employés dans des domaines aussi variés que la vente, la conformité, les différents produits, l’agilité.
Comme nous avons pu le voir, la gestion de la formation revêt une importance cruciale en entreprise. Le but est de disposer de collaborateurs efficaces. Les formations entrent donc dans le cadre de la stratégie globale de la société et de ses ambitions. De plus en plus d’ organisations l’ont compris et accordent une place importante à la gestion de leur formation dans leur stratégie d’expansion.
FAQ
Quelles sont les 4 étapes du processus de formation ?
- Identification des besoins et des compétences à développer
- Conception du plan de formation et gestion de la formation
- Mise en oeuvre de la formation
- Evaluation des formations et de leur impact
Quelles sont les missions d’un responsable de formation ?
Le responsable de formation peut être le DRH ou un membre de l’ équipe RH. Son rôle consiste à assurer la gestion de la formation dans l’entreprise. Cette gestion suppose de concevoir, planifier, organiser les formations, sans oublier l’évaluation. Le responsable de formation identifie les besoins et conçoit une formation adaptée, tenant compte des enjeux, du financement, de la culture de l’entreprise. Il peut s’appuyer sur une plateforme LMS comme iSpring Learn.
Comment gérer la formation professionnelle ?
Le développement des connaissances suppose une gestion de formation optimisée. La performance du dispositif, en présentiel ou à distance, dépend de la rigueur de la planification. La gestion des formations dépend de la culture de l’entreprise, mais elle s’appuie toujours sur un plan de financement, un suivi des dispositifs, des modalités adaptées à la poursuite de l’activité, même lorsque les salariés sont en formation. Certaines entreprises gèrent elles-mêmes la formation, d’autres externalisent la prestation auprès de différents organismes spécialisés.