GPEC RH : démarche, outils et secrets pour anticiper les mutations du marché

La GPEC RH est une démarche indispensable pour assurer la réussite et la survie d’une entreprise. Les outils de la GPEC permettent d’anticiper les évolutions du marché du travail et de s’adapter aux besoins en compétences. En France, la loi impose une révision de la stratégie tous les trois ans afin de prévenir les restructurations brutales.

Si la démarche GPEC RH est un levier de performance, sa mise en œuvre s’avère souvent complexe. Les entreprises peuvent rencontrer des difficultés liées à la taille de leurs effectifs, à leur culture d’entreprise ou à un manque de ressources dédiées. Disposer des bons outils, comme des logiciels de gestion des talents ou des outils de formation en ligne, est essentiel pour faciliter le processus et assurer le suivi du plan d’action.

Vous voulez anticiper les mutations du marché et optimiser les compétences de vos équipes ? Ce guide pratique vous révèle quelques secrets pour mettre en place une GPEC sur-mesure.

Définition de la démarche GPEC

La GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences) est une démarche stratégique qui permet d’adapter les compétences et les emplois aux évolutions de l’entreprise et de son environnement (économique, technologique, social et juridique). Chaque outil au service de la GPEC (plan GPEC, fiches de poste GPEC, tableaux de bord GPEC, etc.) contribue à une compréhension collective des enjeux emploi-compétences et l’élaboration de solutions intégrées, répondant simultanément aux préoccupations de l’ensemble des parties prenantes : entreprises, territoires et salariés.

En France, la négociation d’un plan GPEC tous les trois ans est obligatoire pour les entreprises de plus de 300 salariés. Hormis la mobilité interne, les entreprises utilisent la GPEC pour un recrutement ciblé et le développement des compétences.

Grâce à la GPEC, les entreprises peuvent mettre en place des parcours de formation avec des cours personnalisés et développer une culture d’entreprise tournée vers l’avenir.

Quels sont les outils de la GPEC ?

Cette partie de notre article abordera les nombreux outils d’aide à la GPEC pour implémenter les stratégies de manière efficace. Cela va des outils gratuits de diagnostic des compétences techniques et comportementales aux plans de formation.

Concernant l’aspect digital, le LMS iSpring Learn propose des fonctionnalités dédiées pour ceux qui se demandent comment mettre en place une GPEC efficace à l’ère numérique, avec notamment un essai gratuit et une démo pour permettre de découvrir l’outil avant de l’adopter.

Ceci dit, voici les principaux outils dont vous aurez besoin dans votre boîte à outils GPEC :

L’organigramme

Un organigramme offre une vue d’ensemble de la structure d’une entreprise, permettant d’identifier les liens hiérarchiques et les interdépendances entre les différents postes et services. C’est l’un des outils GPEC qui facilite la localisation des compétences au sein de l’organisation et l’identification des besoins en formation.

iSpring Learn peut compléter cette analyse de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences en proposant des fonctionnalités de cartographie des compétences. Cette solution permet au responsable de la gestion des ressources humaines de visualiser de manière plus précise les profils et postes des salariés sur un organigramme et d’adapter la mise en place des parcours de formation en conséquence.

La fiche de poste

La fiche de poste GPEC définit précisément les missions, les responsabilités et les compétences requises pour chaque fonction. Cet outil RH essentiel permet d’aligner les objectifs individuels avec ceux de l’entreprise, facilitant ainsi la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. Avec iSpring Learn, vous pourrez créer et mettre à jour chaque fiche de poste de manière collaborative en utilisant la Base de connaissances.

Le référentiel de compétences techniques et comportementales

Le référentiel de compétences sert de base au service RH pour établir des indicateurs GPEC précis, faciliter la mise à jour des fiches de poste et optimiser la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.

iSpring Learn est un outil qui permet justement de créer des modèles de profils de compétences détaillés, définissant les savoirs, savoir-faire et savoir-être requis pour chaque fiche de poste ou rôle.

La cartographie des compétences

Parmi les outils de la GPEC, la cartographie des compétences offre à tout responsable RH une vue d’ensemble des compétences présentes et à développer. Elle permet d’établir des indicateurs précis pour suivre l’évolution des talents de l’entreprise.

La mise en place de iSpring Learn peut vous aider à générer des rapports détaillés sur les résultats de l’évaluation de chaque poste, permettant d’identifier les forces et les faiblesses de chaque collaborateur et de l’équipe dans son ensemble. Cela aide à améliorer le processus de la gestion des compétences sur chaque poste et de capital humain en général.

L’évaluation à 360°

L’évaluation à 360° est un outil clé de gestion des compétences qui permet d’obtenir une vision globale du savoir-faire et des aptitudes des salariés, en recueillant les avis de leurs pairs, supérieurs et subordonnés. Cette approche permet d’identifier les forces et les axes d’amélioration de chaque individu, d’effectuer un recrutement au besoin, contribuant ainsi à la pérennité de la société.

Le plan de formation

Pour clôturer la section des outils GPEC de ce guide, le plan de formation vous aide à définir les actions de développement des compétences nécessaires pour atteindre les objectifs de votre société. Cet outil de gestion des compétences en entreprise intègre des actions de formation initiale, continue, et permet de valoriser les acquis de l’expérience.

Pour la réussite de votre plan de formation, iSpring Learn vous permet de partager une variété de contenus de formation : cours en ligne, quiz, simulations, vidéos, etc. Ainsi, vous pouvez adapter votre stratégie et votre contenu aux différents styles d’apprentissage et aux besoins spécifiques de vos collaborateurs.

Processus GPEC ou GEPP : quelle est la différence ?

Ces deux acronymes, bien qu’étroitement liés, désignent des approches légèrement distinctes de la gestion des ressources humaines. La GPEC, ou Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences, met l’accent sur l’anticipation des besoins en compétences à moyen et long terme. Tandis que la GEPP, ou Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels, adopte une perspective plus individualisée, centrée sur le développement des parcours professionnels de chaque salarié.

Bien que les objectifs soient similaires – adapter les compétences aux besoins de l’entreprise et favoriser l’évolution des salariés –, l’ampleur et les termes utilisés diffèrent, reflétant une évolution des pratiques en matière de gestion des ressources humaines. Si la GPEC pose un cadre stratégique, la GEPP concrétise ces orientations en proposant des parcours personnalisés.

En pratique, un modèle efficace combine les deux approches. Elle commence par une analyse stratégique de l’entreprise pour identifier les compétences clés, puis se décline en actions concrètes pour développer les collaborateurs et les préparer aux évolutions futures.

Plan d’action GPEC : éléments clés

Au cœur du plan d’action GPEC se trouve une planification détaillée des actions à mener. Il s’agit d’établir un calendrier précis, d’affecter des responsabilités et de définir les ressources nécessaires pour chaque action.

L’élaboration de ce plan nécessite de prendre en compte les spécificités de chaque poste et les besoins individuels des collaborateurs. Il est régulièrement évalué et ajusté en fonction de l’évolution de l’environnement et des besoins de l’entreprise.

Comment mettre en place une GPEC

La mise en place d’une GPEC nécessite une solide compréhension des objectifs stratégiques de l’entreprise, exprimés en termes clairs et mesurables. La méthode des OKR (Objectives Key Results) s’avère particulièrement adaptée dans cette situation. Cette méthode vous permet de relier les objectifs individuels aux objectifs globaux de l’entreprise, en clarifiant le rôle de chaque salarié et en optimisant l’utilisation des compétences.

Une fois les objectifs définis, vous pouvez passer à l’élaboration du plan d’action GPEC en suivant les étapes suivantes :

• Comparer les skills actuelles aux besoins futurs pour identifier les écarts.

• Identifier des actions concrètes pour combler les écarts (formations, recrutements, mobilités internes, rendez-vous, etc.).

• Élaborer un guide détaillé pour informer l’ensemble des collaborateurs de la démarche GPEC, ses problématiques et ses enjeux.

• Choisir des indicateurs de performance pour mesurer l’efficacité des formations et des actions implémentées.

• Ajuster régulièrement le plan d’action (formations, recrutement, etc.) aux évolutions de l’environnement et aux besoins de l’entreprise.

Votre objectif n’est pas seulement d’élaborer des plans d’action, vous devez vous assurer qu’ils soient effectivement mis en œuvre. Dans cette situation, iSpring Learn peut vous aider à former les managers et les collaborateurs aux outils et méthodes de la GPEC. Pensez à choisir des acteurs responsables pour chaque action, fixer des échéances, et définir les budgets et ressources nécessaires.

Conclusion

Ce guide vous a presque tout révélé au sujet de la démarche et des outils de la GPEC RH que vous pouvez utiliser à différentes étapes. Hormis la mobilité interne, les entreprises utilisent particulièrement la GPEC pour un recrutement ciblé et le développement des compétences. La GPEC est une forme de gestion différente de la GEPP, qui est plus centrée sur le développement des parcours professionnels de chaque salarié au sein de l’entreprise.

De nombreux outils d’aide, depuis les diagnostics précis des compétences jusqu’à la formation individualisés, soutiennent la mise en œuvre efficace des stratégies de GPEC. Le LMS iSpring Learn propose notamment diverses fonctionnalités pour mettre en place une GPEC efficace et suivre les formations. Vous pouvez tester gratuitement cet outil et demander la démo pour découvrir tout son potentiel.

FAQ

Quels sont les 4 aspects de la GPEC ?

La GPEC se décline en quatre aspects principaux :

1. Gestion prévisionnelle des effectifs

2. Gestion prévisionnelle des compétences

3. Gestion prévisionnelle des emplois

4. Gestion prévisionnelle des carrières

Quels sont les 5 objectifs de la GPEC ?

La GPEC vise ces cinq objectifs principaux :

1. Aligner les compétences des salariés avec les besoins de l’entreprise.

2. Optimiser la gestion des ressources humaines.

3. Favoriser l’évolution professionnelle des salariés.

4. Améliorer la qualité de vie au travail.

5. Renforcer l’attractivité de l’entreprise.

Quels sont les indicateurs de la GPEC ?

Les indicateurs de la GPEC portent sur ces différents aspects au sein de l’entreprise :

• Taux de réalisation des actions prévues,

• Taux de satisfaction des collaborateurs,

• Évolution des compétences,

• Taux de mobilité interne,

• Coût par embauche,

• Retour sur investissement des formations.