Grille d’évaluation des compétences des salariés : modèles et outils

De plus en plus d’entreprises et de responsables des ressources humaines utilisent une grille d’évaluation des compétences professionnelles des salariés. Cet outil permet d’obtenir un document précis répertoriant les compétences disponibles.

Ce processus essentiel dans l’entreprise permet d’assurer les performances dans la durée. De même, le processus favorise la structuration des équipes et contribue à donner du sens. Le document sert aussi de base à la formation.

L’évaluation des compétences permet de mesurer les savoirs professionnels, les savoirs techniques (hard skills) et le savoir-être en équipe des employés, les compétences relationnelles (ou soft skills). Les responsables RH peuvent aussi identifier les axes d’amélioration et les potentiels à exploiter en mettant en œuvre la formation continue.

Nous nous pencherons tout d’abord sur la définition de la grille d’évaluation. Nous verrons pourquoi ce document est important. Nous explorerons les différents aspects d’un tableau de compétences professionnelles, de la conception du document à son utilisation.

Vous trouverez un exemple de grille d’évaluation, document qui sert à soutenir la croissance professionnelle de leurs collaborateurs.

Grille de compétences : définition

Une grille de compétences professionnelles ou grille d’évaluation RH est un outil qui permet l’évaluation des compétences des différents collaborateurs. Il ne s’agit en aucun cas d’une évaluation unique, mais plutôt d’un outil qui assure le suivi des compétences et leur développement.

La grille d’évaluation en entreprise se présente à la manière d’un tableau ou d’un référentiel qui regroupe l’ensemble des compétences techniques, comportementales et relationnelles nécessaires à l’exercice d’un poste ou d’une fonction.

La grille d’analyse des compétences s’appuie sur une description des items recherchés (hard skills et soft skills), avec différents niveaux de maîtrise, ce qui permet aux responsables RH de situer l’employé sur une échelle allant de la connaissance de base à l’expertise.

Cette fiche d’évaluation occupe une place centrale dans la gestion des talents en entreprise, car elle offre une vue d’ensemble des points forts et des axes d’amélioration de chaque collaborateur.

La grille d’évaluation des compétences est souvent utilisée lors des bilans annuels, pour identifier les besoins en formation, préparer des plans de développement ou encore faciliter la mobilité interne.

La grille d’analyse favorise une gestion RH efficace, puisqu’elle permet d’adapter les compétences des salariés aux évolutions du marché et aux objectifs stratégiques de l’entreprise. La grille d’évaluation des compétences professionnelles constitue par conséquent un levier de performance, sur le plan collectif et individuel.

Différents outils d’évaluation des compétences sont à disposition des entreprises, par exemple les logiciels d’Eurécia ou encore d’iSpring Learn, LMS pour la formation des personnels.

Tableau de compétences professionnelles : quels sont les avantages ?

Utiliser un tableau de compétences professionnelles comporte de nombreux avantages pour une entreprise. En tant que manager, vous vous demandez peut-être lesquelles et pourquoi vous devriez vous approprier cet outil.

Sachez qu’il est incontournable pour une bonne gestion des compétences des collaborateurs et des équipes. Il peut s’agir, par exemple, d’une grille d’évaluation des compétences Excel. D’autres supports d’évaluation des compétences peuvent aussi être employés.

1. Obtenir un aperçu des besoins en formation

La première raison pour un manager RH d’opter pour une grille d’évaluation et bilan de compétences, c’est que ce type de processus vous donne un aperçu des besoins en formation des salariés.

Il peut s’agir d’une grille d’auto-évaluation des compétences professionnelles que vous soumettez à vos salariés en télétravail. Elle peut prendre la forme d’une enquête sur les pratiques et les méthodes, comme dans les tableaux d’Eurécia. Vous en saurez plus sur la manière dont le collaborateur organise ses tâches.

La formation portera en priorité sur les points faibles du collaborateur, de manière à améliorer la performance globale des équipes et la compétitivité de l’entreprise.

2. Gestion des talents : valoriser le potentiel

En tant que responsable RH, vous avez tout intérêt à repérer le potentiel de vos collaborateurs afin de pouvoir le valoriser et de le mettre au service des objectifs stratégiques de l’entreprise.

Pour identifier les salariés dotés des compétences les plus utiles aux entreprises, le personnel peut utiliser la matrice de compétences, par exemple une grille d’évaluation des savoir-être ou soft skills, afin d’estimer ce que le salarié peut apporter aux équipes.

L’analyse ciblée à l’aide d’une grille d’évaluation et cela sur une longue période permet en particulier d’identifier des compétences managériales. Le collaborateur se révèle prometteur et c’est à l’équipe RH de prendre les mesures adéquates en matière de développement du personnel pour promouvoir et encourager ce type de salarié.

Bien évidemment, les critères d’évaluation peuvent porter sur d’autres aspects, l’idée étant de faire émerger les capacités et compétences prometteuses, mais aussi de confier aux collaborateurs des missions en accord avec leurs qualifications, leurs hard skills et la compétence relationnelle.

3. Gestion de projet : qui est la bonne personne ?

La gestion de projet demande des compétences particulières. Les évaluations régulières du personnel permettent de repérer ceux qui sont à même de diriger les équipes avec efficacité.

La validation des compétences permet de savoir quel collaborateur maîtrise les méthodes de travail agiles, comme Scrum, et qui est capable de prendre des décisions rapides, en réagissant immédiatement aux besoins.

En tant que responsable, vous pouvez compléter la matrice des compétences par un organigramme de poste permettant de visualiser les équipes et les responsabilités qui leur sont attribuées.

En identifiant un collaborateur qui maîtrise les compétences requises (linguistiques, marketing, négociation, etc.), vous mettez toutes les chances de votre côté pour la réussite du projet.

Dans les grandes entreprises internationales, les logiciels de gestion des compétences en français facilitent la création rapide d’équipes français agiles.

4. Matrice de compétences en développement du personnel : compétences des employés

Lorsqu’un salarié quitte une entreprise ou change d’équipe, il laisse toujours un poste vide, sans compter qu’il emporte avec lui ses compétences, son savoir-faire et ses qualifications. Il faut donc le remplacer rapidement, pour ne pas nuire à l’entreprise.

Plus ses responsabilités étaient importantes, plus l’impact de son départ est conséquent. Remplacer ce collaborateur devient alors nécessaire, mais la description du poste peut ne pas refléter toutes ses compétences clés.

La seule manière de résoudre rapidement le problème est de disposer d’un sommaire, avec les personnes compétentes, pour remplacer ce salarié à son poste.

Une grille d’évaluation des compétences permet d’identifier rapidement la bonne personne parmi les collaborateurs de l’entreprise. Elle permet de savoir qui connaît la programmation, par exemple. Elle offre une bonne appréciation des aptitudes décisives souvent absentes des descriptions de poste classiques.

En cas de départ d’un salarié, elle met en lumière les compétences manquantes et aide à planifier comment les compenser au sein de l’équipe ou du service.

5. Gestion des candidats : trouvez la meilleure personne pour le poste.

Lors de la recherche de nouveaux collaborateurs et des procédures de recrutement, une grille d’évaluation des compétences constitue une aide précieuse pour identifier les aptitudes, compétences et qualifications nécessaires au poste à pourvoir. Elle permet de relier efficacement cette démarche à la gestion de projet : les chefs de projet peuvent définir les compétences techniques et comportementales requises pour le projet dans l’exemple de grille d’évaluation du salarié en usage.

Le logiciel fonctionne comme une base de données, par exemple celui d’Eurécia : on inscrit les compétences dans une grille d’évaluation vierge. C’est ce qui permet de rechercher les collaborateurs possédant ces compétences. Si aucun candidat interne ne correspond aux critères, des profils externes seront recrutés. Les logiciels d’évaluation rendent ainsi le processus d’intégration des nouveaux collaborateurs plus rapide et efficace.

En somme, évaluer le niveau des employés et proposer une formation adaptée à leurs besoins contribue à une bonne gestion des emplois et des parcours professionnels (GEPP).

Modèles de grille d’évaluation des compétences

L’évaluation des compétences des collaborateurs peut se faire, comme nous l’avons vu, à l’aide d’une grille spécifique. Cette grille peut appartenir à différents types, selon la manière dont vous souhaitez procéder et selon l’évaluation à laquelle vous souhaitez procéder. Il existe différentes méthodes d’évaluation.

Modèle par compétences techniques et comportementales :

Le modèle d’évaluation par compétences techniques et comportementales fait la distinction entre les savoirs techniques, ou les savoir-faire, et le savoir être. Prenons l’exemple d’un développeur informatique. Il doit disposer d’un savoir technique et technologique, comme la maîtrise des langages de programmation. A l’inverse, un manager ou responsable d’équipe doit quant à lui disposer de qualités relationnelles.

Modèle par niveaux de maîtrise :

Chaque compétence est notée selon un degré de maîtrise, souvent sur une échelle de 1 à 5. Cela permet de situer le collaborateur selon son niveau, de novice à expert pour chaque item. Ce modèle aide à visualiser les forces et faiblesses de chaque salarié et à fixer des objectifs d’amélioration.

Évaluation axée sur les objectifs de performance :

Les compétences sont évaluées en fonction de leur contribution aux objectifs globaux de l’entreprise. Ce modèle est utilisé dans les contextes où la performance individuelle est directement liée à la réussite de projets ou à des indicateurs clés.

Modèle à 360 degrés :

Les méthodes d’évaluation à 360 degrés impliquent différentes parties prenantes, comme les collègues, les supérieurs hiérarchiques, les collaborateurs. Ce modèle offre une vue complète et nuancée des qualités professionnelles et interpersonnelles du salarié.

Exemple de grille d’évaluation

La création d’une grille d’évaluation peut se faire avec iSpring Learn. Ce logiciel se présente comme une plateforme de formation en ligne ou LMS. L’outil constitue un excellent moyen de centraliser et d’automatiser l’évaluation des qualifications des employés. Voici un guide étape par étape pour créer une grille d’évaluation avec iSpring Learn. Pour en savoir plus, bénéficiez d’une démonstration en direct avec nos experts.

1. Rendez-vous sur la plateforme en vous connectant à votre compte. Si vous n’avez pas encore de compte, vous pouvez en créer un et accéder à une version d’essai gratuite.
2. Créez un nouveau cours ou un test. Dans le tableau de bord, cliquez sur Créer pour créer un nouveau module d’évaluation. Vous pouvez également choisir l’option Quiz en ligne sur la page du cours en cliquant sur Ajouter. Vous pouvez directement utiliser un questionnaire pour effectuer l’évaluation.
3. Définissez les objectifs de l’évaluation. Relevez les qualifications techniques, comportementales ou managériales que vous souhaitez évaluer. Par exemple : maîtrise d’un logiciel, communication, capacité à résoudre des problèmes, travail en équipe, niveau technique, vision créative, etc.
4. Créez ensuite les questions pour votre évaluation, en fonction de l’objectif poursuivi. Dans la section Création de questions, ajoutez des questions pour chaque qualité. iSpring Learn permet de créer plusieurs types de questions (choix multiple, plusieurs réponses, réponses courtes). Vous pouvez ajouter des scénarios ou des questions spécifiques à des situations professionnelles réelles pour tester le niveau et les savoirs pratiques des employés.
5. Attribuez le niveau de maîtrise. Pour chaque savoir, associez une échelle d’évaluation (par exemple : débutant, intermédiaire, expert). Vous pouvez également configurer des scores pour chaque réponse et définir un seuil pour chaque niveau.
6. Personnalisez l’évaluation. Avec iSpring Learn, vous pouvez créer le contenu avec des images, des vidéos ou des textes explicatifs, de manière à rendre l’évaluation plus interactive et immersive. Si nécessaire, ajoutez des simulations pour tester des savoirs techniques en conditions réelles.

iSpring Learn vous permet d’analyser les résultats, une fois l’évaluation des compétences achevée. Vous disposez automatiquement des rapports détaillés qui vous permettent de visualiser les résultats individuels ou par équipe. Vous pouvez également configurer des tableaux de bord pour suivre l’évolution des compétences dans le temps.

Si vous voulez que l’évaluation fasse sens pour les employés, pensez à créer des actions de suivi. Utilisez les résultats pour identifier les besoins de formations. L’outil iSpring Learn permet la mise en place des formations et le suivi de l’évolution de l’employé, au regard d’un objectif donné.

Comment construire une grille de compétences professionnelles

Vous vous demandez comment faire une grille d’évaluation des compétences en plusieurs étapes ? La rédaction du contenu et sa mise en place sont facilitées par l’emploi d’un modèle, à adapter aux besoins des entreprises et du service RH.

Définir une démarche

La démarche débute en partie par la réalisation d’une maquette. Les talents relationnels et les savoirs techniques doivent y être inclus. La profondeur de l’analyse des qualifications et des aptitudes sociales du collaborateur dépend également de la taille des entreprises.

Ainsi, les évaluations qui adoptent une démarche matricielle sont particulièrement adaptées aux grandes entreprises, dans lesquelles il est nécessaire d’avoir la main sur les aptitudes et les qualifications des employés.

Détaillez les aptitudes

Par exemple, la capacité de gestion d’un individu peut se comprendre comme un terme générique qui se subdivise en d’autres catégories :

• planification, organisation ;
• supervision ;
• développement d’équipe ;
• direction d’équipe.

Il est également possible de centrer les évaluations sur les aptitudes et qualifications nécessaires pour un rôle donné.

Créer l’échelle d’évaluation des compétences et les niveaux

Avant d’ajouter des compétences, vous devez décider de la manière dont vous souhaitez évaluer vos employés. La solution consiste à créer une échelle d’évaluation. Cette échelle peut être établie grâce à iSpring Learn.

Ouvrez le module Évaluation des performances et allez à Échelles d’évaluation. Cliquez sur Nouvelle échelle.

Sur la page Nouvelle échelle d’évaluation, entrez un nom pour votre échelle et cliquez sur Ajouter un niveau. Saisissez les noms des niveaux. Définissez des points ou des notes pour chaque niveau. Ils sont nécessaires pour calculer la note moyenne.

Vous pouvez définir un point positif, négatif ou nul pour chaque niveau. Cliquez sur Créer. Une fois l’échelle de notation avec niveaux créée, elle apparaît dans la liste des échelles de notation.

Vous pouvez créer plusieurs échelles pour différentes évaluations. Si votre société utilise une échelle standard, vous n’aurez pas besoin de créer une nouvelle échelle la prochaine fois que vous mènerez une nouvelle enquête.

Exemple d’échelle

• 1 point : savoirs de base,
• 2 points : connaissances de base et application pratique,
• 3 points : savoirs suffisants pour un travail autonome,
• 4 points : connaissances avancées permettant de conseiller et coacher des débutants au sein des équipes,
• 5 points : expert.

Outil d’évaluation des compétences

iSpring Learn constitue une excellente solution pour l’évaluation du collaborateur par les responsables RH ou d’autres évaluateurs. On peut différencier la mise en place de l’évaluation des compétences selon que l’évaluation est faite par :

• le salarié lui-même (auto évaluation),
• les supérieurs hiérarchiques,
• les collègues, l’équipe, les clients.

Le LMS iSpring Learn offre une solution suffisamment souple pour s’adapter à différentes méthodes et approches. Il permet aussi de définir les étapes de l’évaluation.

En fait, iSpring Learn permet de disposer d’une solution de visualisation des résultats, par collaborateur, comme on peut le voir dans l’exemple ci-dessous.

De cette manière, l’entreprise dispose d’une vision à 360 degrés du profil de l’employé et peut, en cas de besoin, proposer une formation adaptée. iSpring Learn est une plateforme conviviale, qui permet de planifier des rendez-vous, de convier à une formation, de cerner les comportements ou l’évolution d’un salarié.

Conclusion

Dans cet article, nous avons vu que la grille d’évaluation des compétences des salariés est indispensable aux organisations qui veulent cerner le profil d’un collaborateur. Avec iSpring Learn, les responsables peuvent s’appuyer sur un modèle de grille d’évaluation.

Plusieurs étapes sont nécessaires, même si l’évaluation peut être réalisée en partie seulement. La grille de compétences professionnelles se révèle particulièrement flexible. Elle permet de mettre en œuvre la formation continue, de suivre l’évolution professionnelle d’un employé, d’identifier les personnes qui servent de moteur dans les équipes ou ceux qui correspondent à un profil de poste.

Profitez de l’essai gratuit d’iSpring Learn pour découvrir les atouts de cet outil ! Bénéficiez également d’une démonstration en direct avec nos experts.

FAQ

Quels sont les 4 types de compétences ?

Les savoirs professionnels peuvent être regroupés en 4 types :

• les savoirs techniques ;
• les talents relationnels et interpersonnels ;
• les talents organisationnels ;
• les compétences cognitives.