Plan d’intégration : définition, exemples, conseils

Les salariés d’aujourd’hui ont plus d’attentes et ils recherchent souvent bien plus qu’un simple emploi et sont de plus en plus nombreux à passer d’une organisation à une autre, à travailler en freelance, à accepter des contrats à court terme et même des mini-carrières jusqu’à ce qu’ils trouvent un poste de travail et un employeur et des collaborateurs qu’ils estiment parfait. Il n’est donc pas surprenant que Gallup ait constaté que seuls 12 % des salariés pensent que leur société a fait un bon travail en matière d’onboarding. 43 % des responsables des ressources humaines sont d’ailleurs d’accord pour dire que « du temps et de l’argent sont gaspillés par des plans d’intégration des nouveaux collaborateurs inefficaces ».

Il ne s’agit donc pas d’un simple problème ésotérique, mais d’argent concret gâché par les entreprises utilisant de mauvais processus et modèles de plan d’intégration d’un nouvel employé.

Qu’est-ce que l’intégration d’un nouvel
employé ?

Nous la définirons comme suit :

Que faut-il inclure dans un plan de l’intégration d’un nouveau salarié ? Il n’y a pas de consensus unique et clair, et les points varient selon les organisations et leurs objectifs finaux, mais le modèle du Dr Talya Bauer de SHRM a identifié les quatre « C » qu’un plan d’intégration d’un nouvel employé doit inclure.
Les quatre « C » sont l’abréviation de :

• La conformité implique d’enseigner aux nouveaux salariés les politiques de base de l’entreprise.
• La clarification consiste à s’assurer que les salariés sont conscients des responsabilités de leur poste et de comment remplir correctement leur rôle.
• La culture implique de fournir les normes formelles et informelles de l’organisation.
• La connexion concerne les relations avec les collègues et collaborateurs et le sentiment de faire partie de l’équipe.

Un plan de formation du nouvel employé à son arrivée peut s’étendre sur plusieurs semaines ou plus et comprendre plusieurs phases. Toutefois, de nombreux spécialistes de l’intégration conviennent que la période d’adaptation d’un salarié doit durer au moins trois mois (la période du parcours d’intégration d’un nouvel arrivant).

Quatre-vingt-dix jours est le strict minimum pour que les nouveaux employés s’habituent à leur rôle, se préparent mentalement aux responsabilités de leur poste de travail, se sentent valorisés et soutenus, et acquièrent les connaissances et les compétences nécessaires pour leur réussite. Un planning d’intégration s’étendant sur une période prolongée et une plus longue phase peut également réduire le temps nécessaire pour devenir productif et augmenter le retour sur investissement d’une organisation en ce qui concerne le recrutement de l’employé.

Exemple de processus d’intégration

Examinons plus en détail les différentes étapes et phases du plan d’intégration des nouveaux collaborateurs et le contenu à inclure dans chacune d’elles.

Avant de commencer

En tant qu’employeur est important de présenter l’expérience de vos nouveaux salariés sous un jour positif dès le départ – et cela implique de définir leurs attentes et leur niveau de confort avant qu’ils ne mettent un pied dans le bureau, avant même leur arrivée et leur accueil.

Envisagez de prévoir les mesures suivantes avant la date d’arrivée dans votre plan d’intégration :

• Envoyer : Envoyez tous les documents de pré-embauche par voie électronique afin que les nouveaux collaborateurs puissent les remplir à l’avance – si vous pouvez utiliser des signatures électroniques c’est encore mieux. Il peut s’agir, par exemple, de documents juridiques et contractuels, de manuels du salarié, de cartes de stationnement pour le premier jour et de toute information supplémentaire que l’employé devrait consulter.
• Planifier : Planifiez ce qui aura lieu pour la première semaine et au-delà – cela peut inclure une feuille de route et un plan d’action de trois mois des nouveaux embauchés.
• Préparer : Votre plan d’intégration doit prévoir de préparer à l’avance l’espace de travail, les outils et autres ressources essentielles au nouveau collaborateur. Le fait d’arriver le premier jour et d’avoir dès l’accueil son ordinateur portable, téléphone portable et un bureau prêts à l’emploi créera une première impression positive au collaborateur et contribuera à la réussite de la première phase d’intégration. Même si le recrutement est un sous-traitant ou s’il utilise un bureau partagé, cela contribuera grandement à lui donner le sentiment d’être bienvenu et productif. Préparez également l’équipe existante et autres collaborateurs. Informez chacun du nom, du rôle et d’autres détails importants de l’employé nouvellement embauché. S’ils savent que vous ferez le tour des bureaux pour leur présenter les nouveaux entrants, ils seront plus enclins à prendre le temps d’être amicaux et accueillants envers le nouvel arrivant.

• Rencontrer : Aussi important dans le plan d’intégration sont les rencontres avec des contacts importants dès l’arrivée. Le fait de rencontrer des personnes qui seront la clé de la réussite professionnelle du nouveau collaborateur ouvre la voie à la communication future ; notamment les directeurs, collaborateurs directs et collègues d’autres services.

La première journée d’intégration

Les premiers jours peuvent être aussi stressants que palpitants, il est donc important de prévoir les étapes suivante dans votre plan d’intégration pour que votre nouvel employé se sente à l’aise :

1. Faites une annonce générale de son arrivée dans le service, l’étage, l’unité opérationnelle ou le niveau de la structure organisationnelle que votre nouvel employé intègre. Rassembler le service et présenter le nouveau collaborateur est un bon moyen de booster le moral. Pour couvrir le reste des bases, envoyez un email à l’ensemble de la communauté en fournissant de brefs détails sur le nouveau salarié , son rôle et quelques informations de base pour lancer la conversation. 

2. Organisez une visite des locaux. Celle-ci doit couvrir tous les points essentiels comme l’emplacement des toilettes, où se situe chaque service, les places de parking, les salles de pause et les lieux de déjeuner. C’est également un bon moment pour faire des présentations plus informelles à l’équipe et autres collaborateurs.

3. Établissez le calendrier de la première semaine. Prenez le temps de vous asseoir sans distractions et d’avoir une véritable conversation pour couvrir ce à quoi ressemblera la première semaine afin que le nouvel embauché sache à quoi s’attendre. Cette réunion pourra prendre en compte un planning de formation éventuel.

4. Attribuez un mentor. Nommez un membre de haut niveau de l’équipe pour aider le nouvel employé à cerner les particularités et le fonctionnement interne de l’organisation. Le rôle exact d’un mentor dépend entièrement de l’organisation mais est généralement assez global, allant des politiques et procédures de l’entreprise à la manière d’effectuer les tâches quotidiennes essentielles.

Au cours de la première semaine

Il est important de ne pas submerger le nouvel salarié à ce stade du processus d’intégration. S’il est important de terminer le plan d’accueil d’intégration en temps et en heure, vous souhaitez également que votre nouvel employé soit productif et trouve sa place.

• Passez en revue les procédures, règles, processus et normes importants. Il s’agit ici entre autres des règles et réglementations relatives à l’utilisation d’Internet et des médias sociaux, à la communication par email et au temps de pause pour les collaborateurs.
• Présentez la culture de l’entreprise. A ce stade du plan d’intégration, l’employé a normalement une compréhension générale de la vision, mission, objectifs, attentes et valeurs de l’organisation présentés le premier jour. Il est maintenant temps de faire le lien de tout cela avec votre culture d’entreprise et de l’aider à comprendre comment cette culture est liée au produit ou au service final que vous fournissez.
• Fournissez des guides d’installation. De la configuration d’email et d’ordinateur, en passant par les processus et plateformes essentiels que vos collaborateurs utilisent, chaque entreprise a sa propre façon de faire.
• Créez un manuel d’instructions. Créez un manuel d’instructions qui comprend les jalons du parcours d’intégration à atteindre Jour 5, Semaine 2 et à la fin du Mois 1. En donnant à vos nouveaux employés des étapes concrètes à franchir, vous les aiderez à planifier leur temps.
• Décrivez le processus de formation. Familiarisez le collaborateur avec le fonctionnement de la formation d’un nouvel employé au sein de l’organisation et ce qu’on attend de lui. À ce stade, vous pouvez mettre à sa disposition le matériel ou les modules de formation qu’il doit suivre au cours de la première semaine de sa prise de poste et lui fournir des contacts en matière de ressources humaines ou autres pour la formation. Un planning de la première journée de formation peut aussi être fourni.
• Commencez la formation. Le deuxième jour est un bon moment pour commencer la formation.
• Effectuez un suivi à la fin de la semaine. Après avoir donné au nouveau collaborateur le temps de s’habituer au bureau, à l’espace de travail et à son mentor, faites un suivi avec lui pour vous assurer qu’il est à l’aise et qu’il prend les choses en main à un rythme approprié. La fin de la première semaine est un bon moment pour discuter du déroulement de la suite du plan d’intégration, de ce que vous attendez de lui et de sa situation une fois ce moment atteint.
• Prévoyez un point au bout de deux semaines. Inscrivez-le à l’ordre du jour vers la fin de la première semaine, il constituera une étape importante pour vous et le nouvel employé.
• Encouragez l’activité. Donnez aux nouvelles recrues du travail à faire. Cela peut sembler évident, mais ne vous laissez pas déborder par le processus d’intégration d’un nouveau salarié ; consacrez quelques heures par jour à leur faire effectuer du travail concret.

Au cours des trois premiers mois

• Établissez des lignes de communication. A la fin du premier mois, le nouveau collaborateur doit être bien installé dans son bureau et entrer dans le vif de sa formation et son travail. Découvrez ce qui se passe bien et ce pour quoi ils pourraient avoir besoin d’aide et de conseils.
• Commencez à fournir un retour d’informations régulier. Vous pouvez par exemple obtenir des mises à jour de la part des collègues qui travaillent en étroite collaboration avec le nouveau salarié pour corriger son parcours d’intégration si nécessaire.

• Encouragez l’indépendance. Vous avez mis en place un excellent plan d’intégration d’entreprise, accompagné d’une formation de qualité et d’un processus d’évaluation et de préparation – il est temps d’encourager les nouveaux salariés à le suivre et à s’en servir.
• Fixez des objectifs de performance. Les objectifs n’encouragent pas seulement les bonnes performances, ils encouragent également l’implication. Ainsi, avant le premier point mensuel, fixez des objectifs à atteindre au cours des trois premiers mois.
• Faites passer leur premier entretien d’évaluation aux collaborateurs. Après 90 jours, votre nouvelle recrue devrait avoir atteint un niveau de compétence convenable. L’entretien est un bon moment pour évaluer ses talents, points forts et points faibles et pour décider si le programme de formation actuel répond à tous ses besoins.

Comment créer un programme d’intégration ?

La formation est une partie importante de tout parcours d’intégration et elle prépare le terrain pour l’apprentissage qui sera dispensé tout au long de la carrière de l’employé. Voyons comment démarrer la formation des nouveaux collaborateurs.

Étape 1. Élaborer un plan de formation d’un nouvel employé

Le contenu du plan d’intégration d’un nouvel collaborateur est flexible mais peut généralement être divisé en deux parties principales :

• Une formation globale pour tous les nouveaux salariés : Vous pouvez y inclure des modules sur la culture et la mission de l’organisation, l’équipe de direction principale, les règles importantes, les règlements, etc.
• Une formation spécifique pour un rôle et un travail précis : Il peut s’agir d’une formation de base sur les processus et systèmes de base pour un poste spécifique.

Le point essentiel ici est qu’il peut être long et coûteux d’intégrer et de former chaque nouvel employé en face à face. Ceci est particulièrement vrai pour les grandes organisations avec un taux de rotation élevé. C’est pourquoi de nombreuses organisations passent la formation d’intégration de leurs collaborateurs, ou du moins une partie de celle-ci, en ligne.

Un programme de formation asynchrone pour les nouvelles recrues utilisant l’e-learning présente de nombreux avantages, notamment une disponibilité à la demande qui lui permet d’être consultable à tout moment. Il est également réutilisable, ce qui signifie qu’une formation nouvel employé créée une fois peut être utilisée pour tous les nouveaux employés, et personnalisée. Il est ainsi possible de créer plusieurs versions ou parcours selon les différents types d’employés.

Voici un exemple de cours d’initiation faisant partie du parcours d’intégration de tous les nouveaux salariés qui entrent dans une entreprise :

Voyons maintenant un exemple de processus d’intégration d’une semaine pour des postes de commerciaux.

Étape 2. Créer des supports d’apprentissage

Si vous démarrez dans le domaine de la création de contenu e-learning, la création d’un cours d’intégration pour les nouveaux collaborateurs peut sembler une tâche ardue qui nécessite l’embauche d’un concepteur de cours professionnel. Toutefois, grâce aux outils auteur modernes, vous pouvez avoir votre travail prémâché pour vous et créer vous-même des cours en ligne grâce aux nombreux modèles adaptés.

Par exemple, avec iSpring Suite, vous pouvez créer des cours magnifiques et intéressants sans aucune connaissance préalable en e-learning (grâce entre autres à une proposition de nombreux modèles). Il s’agit d’un outil auteur complet et facile à utiliser qui vous permet de créer des cours basés sur des diapositives, des quiz, des vidéos et screencasts de formation, des simulations de dialogue et des modules interactifs de microlearning en étapes simples. Téléchargez l’essai gratuit de 14 jours d’iSpring Suite maintenant pour créer rapidement des cours en ligne ou demandez une démo.

Voyons maintenant quelques modèles d’intégration de composants pouvant être créés facilement avec iSpring Suite et livrés sous forme d’e-learning qui serviront à tout plan d’intégration de nouveaux employés.

Vidéo

Que diriez-vous d’un message de bienvenue et d’introduction à l’aspect professionnel de la part du PDG s’adressant aux nouveaux collaborateurs ? Il offre une touche personnelle qui créera un lien avec l’employé et l’aidera à comprendre les valeurs et les objectifs de votre organisation .

Cours basé sur des diapositives

Les cours d’e-learning peuvent être créés rapidement et facilement, puis dispensés en ligne. Ils sont parfaits pour approfondir des sujets tels que la culture, la mission et les valeurs fondamentales de la société.

Par exemple, Forever Direct, le centre de distribution régional de Forever Living Products, une société de marketing américaine qui fabrique et commercialise des produits de beauté à base d’aloe vera, a créé tout son cours d’introduction pour les nouveaux salariés avec iSpring Suite. Ce cours couvre des sujets clés à aborder le premier jour tels que les valeurs, les règles de l’organisation, les informations sur la sécurité et la santé, et la politique environnementale.

Quiz

Lors de l’intégration d’un nouveau collaborateur, il est primordial de vérifier que les informations que vous fournissez sont exactes. Ceci est particulièrement important pour les informations de type conformité qui peuvent être soumises à la loi. La meilleure façon de contrôler les connaissances de vos employés est de leur faire passer des quiz et des contrôles de connaissances.

Par exemple, dans son parcours d’intégration pour nouveau salarié, Forever Direct, que nous avons mentionné plus haut, offre également aux nouvelles recrues un cours de conformité. Après avoir suivi le cours, les employés ont à répondre à un quiz.

Modules interactifs

Un module interactif est un élément d’e-learning avec lequel le collaborateur interagit, soit à l’aide de sa souris, soit via un écran tactile. Il peut s’agir de leçons rapides ou d’inclusions dans des modules plus longs et même des parcours pédagogiques complets permettant d’augmenter l’implication et la rétention des connaissances. Les modules interactifs peuvent être complexes et longs à créer à la main, mais iSpring Suite rend leur création rapide et intuitive grâce à l’utilisation de modèles et d’éditeurs glisser-déposer.

Voici quelques exemples de micromodules et morceaux de parcours d’intégration créés dans iSpring :

Étape 3. Transmettre le contenu à vos employés

Une fois que vous avez créé un cours, vous aurez besoin d’un outil pour le dispenser à vos nouvelles recrues. La solution évidente est un système de gestion de l’apprentissage ou Learning Management System (LMS), conçu pour rendre ce processus aussi simple que possible. Avec une plateforme LMS comme iSpring Learn, vous pouvez rapidement créer et attribuer un parcours d’intégration et mettre en place les cours à dispenser à vos nouvelles recrues. Vous pouvez tester l’essai gratuit de 30 jours d’iSpring Learn pour découvrir les fonctionnalités pour l’onboarding. Pour une présentation personnalisée, réservez une démonstration en direct.

Un immense avantage est que vos employés peuvent accéder facilement aux formations en ligne à tout moment et où qu’ils se trouvent. De plus, pour une expérience mobile personnalisée, l’outil comprend une application native permettant un accès aux cours aux salariés même hors ligne.

Les possibilités sont infinies et, en combinant une plateforme LMS à un outil auteur, vous obtiendrez la flexibilité nécessaire pour créer des programmes mixtes incroyables.

Étape 4. Évaluer et améliorer

Rien ne sert de créer et gérer un excellent plan de formation pour nouveaux salariés si vous ne contrôlez pas son efficacité. Il est très rare d’atteindre la perfection du premier coup, mais en utilisant les mesures réalisées par votre LMS en combinaison avec des enquêtes et évaluations, vous pouvez mesurer l’efficacité de votre programme et mettre en œuvre un processus d’amélioration continue.

Les principales mesures du LMS à suivre concernant votre plan d’intégration sont les taux de réussite aux quiz et les taux d’achèvement de suivi des cours. Avec toutes ces informations, vous aurez une bonne idée de l’implication et de l’efficacité de votre programme suite au recrutement de vos nouveaux collaborateurs.

Planning d’intégration d’un nouveau salarié : conseils

Enfin, examinons certains des défis les plus courants auxquels vous pouvez être confrontés lors de l’élaboration d’un plan d’intégration d’un nouvel employé pour le préparer au mieux à sa prise de poste.

Défi 1 : Définir le rôle du nouveau collaborateur

Un programme d’orientation est un élément essentiel d’une intégration efficace, mais le fait d’équiper les nouveaux employés avec une bonne compréhension de leur rôle peut les aider à s’adapter rapidement et avec confiance.

Au tout début de la procédure d’intégration, le nouvel employé doit recevoir une description claire de ce qui est attendu de lui et de la manière dont il doit s’y prendre pour atteindre ces objectifs de travail. Le salarié doit également recevoir une date à laquelle il doit atteindre ces objectifs.

Défi 2 : Faire participer le manager

Sans un responsable capable de gérer efficacement les nouveaux salariés, l’employé pourra trouver difficile de mettre en pratique ce qu’il a appris dans le cadre de son programme d’intégration. Plus précisément, cela peut correspondre à ce que l’on attend de lui et ce qu’il attend de l’organisation. Le turnover peut être un important gouffre financier, avec de nombreuses répercussions en aval sur la productivité et les ressources humaines.

Pour atténuer ce problème, les managers doivent faire partie intégrante du processus d’intégration et engager régulièrement des conversations de retour d’information avec les nouveaux salariés au cours des premiers mois dans le poste afin de partager des informations sur l’organisation, le rôle et la culture, et de les aider si nécessaire.

Défi 3 : Adaptation à une nouvelle culture d’entreprise

Parfois, les nouveaux salariés échouent dans leur prise de poste en raison d’un problème d’adaptation culturelle. La culture organisationnelle est un sujet complexe en soi, mais le point primordial à noter est qu’elle nécessite une stratégie garantissant l’apprentissage par les nouveaux employés de la culture et l’histoire de l’organisation, et de l’influence sur le fonctionnement quotidien de l’organisation.

Comment y arriver ? Il est essentiel de faire en sorte que l’employé se sente émotionnellement lié à l’organisation. Le processus d’intégration peut être considéré comme un premier exercice de renforcement de l’esprit d’équipe. Le résultat souhaité est que les nouveaux employés créent des liens avec leurs collègues et collaborateurs aussi efficacement que possible. En rendant le processus d’intégration personnel, les nouveaux salariés peuvent comprendre non seulement la culture de l’entreprise, mais aussi comment ils s’intègrent dans celle-ci et dans leur équipe.

Dernières réflexions

Nous vous avons présenté un examen approfondi de l’intégration d’un nouvel employé, qu’il s’agisse d’un sous-traitant ou d’un collaborateur, et espérons avoir généré des idées concrètes à utiliser dans vos propres programmes. Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont d’autres sociétés accueillent leurs salariés, nous vous conseillons ces études de cas sur comment Moxa, Inc. et Oticon, Inc. s’y sont pris.

Si vous avez aimé les informations contenues dans cet article, vous pouvez télécharger la checklist des éléments à utiliser dans votre propre parcours d’intégration. En outre, en téléchargeant la version d’essai gratuite de 30 jours d’iSpring Learn, vous pouvez bénéficier des avantages d’un LMS et constater directement l’impact sur le plan d’intégration des nouveaux salariés. Pour aller plus loin et obtenir une présentation personnalisée, réservez une démonstration en direct.