Matrice de compétences : modèle et outils

Un tableau de matrice de compétences permet de visualiser en un coup d’œil les compétences au niveau des équipes ou au niveau individuel. De cette manière, il est plus simple de prévoir un projet de développement adapté aux besoins de la société et les plans de formation.

Dans cet article, nous vous proposons une définition de la matrice de compétences, ainsi que des exemples et des modèles. De cette façon, vous serez à même de juger à quel point la matrice de compétences pour les ressources humaines est indispensable à la gestion de projet et au management des carrières.

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Matrice de compétences : définition

Qu’est-ce qu’une matrice de compétences ? En voici la définition.

Une matrice de compétences est un outil utilisé par en entreprise pour évaluer, organiser et visualiser les compétences et les savoir-faire des collaborateurs au sein d’une équipe, d’un département ou d’une organisation dans son ensemble. Elle favorise la polyvalence et les polycompétences. Ce document est souvent présenté sous forme de tableau de type matrice de compétences.

Pourquoi parle-t-on de matrice et qu’est ce qu’une matrice ? Il s’agit d’une structure de données. Une matrice est une structure de données composée de lignes et de colonnes organisées en une grille bidimensionnelle.

 

Chaque élément individuel dans la matrice, situé à l’intersection d’une ligne et d’une colonne, est appelé une cellule. Dans le cas de la matrice de compétences, la cellule contient l’évaluation du niveau de compétence pour un collaborateur.

La matrice de compétences RH répertorie les compétences spécifiques en lignes et les membres de l’équipe ou les employés sont répertoriés en colonnes. Chaque cellule de la matrice indique le niveau de compétences ou de maîtrise d’une compétence particulière pour un salarié donné. Elle est orientée vers la mise en place d’un projet de formation et favorise la polyvalence.

L’objectif principal d’une matrice de compétences est de fournir une représentation visuelle des compétences disponibles au sein de l’entreprise, ce qui permet aux responsables de la gestion des compétences et des ressources humaines de prendre des décisions éclairées en matière de planification de la main-d’œuvre, de développement professionnel, de projet de formation et de répartition des tâches.

En outre, la matrice des compétences peut aider à identifier les lacunes en matière de savoir-faire et à orienter les stratégies de recrutement et de développement des talents, par la mise en place de formations ciblées sur les besoins. La matrice des compétences est un outil pour les managers qui cherchent à identifier les polycompétences au sein des équipes.

Comment créer un tableau pour matrice des compétences ?

Vous avez un projet de matrice ? Comme nous l’avons vu, la matrice des compétences se présente comme un tableau à double entrée, mettant en relation les aptitudes et les membres des équipes. Pour créer ce type de tableau, il est possible d’utiliser un modèle. Suivez notre guide.

Ce modèle peut être créé avec un tableau comme Excel, mais l’analyse et la création du tableau est plus simple avec un outil dédié, dans lequel vous pouvez disposer d’un template pour matrice de compétences. Le projet est donc plus simple.

Il existe aujourd’hui des logiciels de matrices de compétences, qui ont l’avantage de faire gagner un temps précieux aux responsables RH qui ont pour projet de créer un tableau de compétences professionnelles.

En ce sens, l’outil informatique contribue à la démarche qualité de l’entreprise, conformément à la norme ISO 9001.

Quelles sont les différentes phases pour une matrice de compétences ? Gardons à l’esprit que le succès du projet et l’utilité de cet outil dépend de sa conception.

Étape 1 : Concevoir une matrice de compétences : deux approches des ressources

Pour un management des compétences efficace, de nombreux managers commencent à relever la qualification et l’expertise des collaborateurs, avant de les rapporter aux besoins de l’entreprise.

Relevé de la qualification et identification du domaine d’expertise

Les managers se servent de la liste des savoir-faire, savoir-être (soft skills), compétences sociales, compétences transversales et compétences professionnelles pour constituer la base de la matrice de compétences.

Il s’agit d’une première phase d’évaluation des compétences des salariés, avec pour objectifs d’identifier les experts, et ceux qui le sont moins, en fonction des besoins de l’entreprise.

Cette évaluation par matrice de compétences est particulièrement importante dans les grandes entreprises. Créer des matrices permet de répartir les collaborateurs de manière pertinente sur chaque projet.

La compétence du salarié détermine sa répartition dans les départements et les équipes. La gestion des compétences des salariés, sur la base d’une matrice de polyvalence ou de performance, permet aussi une meilleure visibilité ou supervision du programme de formation.

Réaliser une matrice en relevant les aptitudes et qualifications en fonction du service

La première approche est globale et se développe au niveau de l’entreprise. L’autre approche pour concevoir une matrice des compétences consiste à se concentrer sur les aptitudes, qualifications et compétences spécifiques en lien avec des missions spécifiques, au sein d’une équipe ou d’un service.

Le département des ressources humaines peut interroger les managers afin qu’ils fournissent une liste des compétences correspondant aux rôles et tâches que vous souhaitez attribuer dans votre tableau ou modèle de matrice.

Des ensembles de compétences pour les débutants, les intermédiaires et les collaborateurs avancés peuvent être définis dans la matrice des compétences.

Étape 2 : Projet de création d’un système d’évaluation

Dans un tableau pour matrice de compétences, la meilleure solution consiste à attribuer des points de 1 à 10 pour les compétences des collaborateurs, en les rapportant aux différentes tâches.

Il peut arriver que plusieurs managers évaluent les compétences des collaborateurs au sein d’une matrice de compétences. Dans ce cas, la matrice peut être programmée de manière à ce qu’elle calcule la moyenne des évaluations dans chaque section du tableau.

Il est important d’expliquer la matrice et son fonctionnement, de manière à ce que les recruteurs et les évaluateurs aient une idée claire de la signification des points attribués, sur la base d’un barème commun.

Un guide pour l’utilisation de la matrice de compétences peut être fourni lors de la mise en œuvre des évaluations.

Exemple de notation du niveau d’expertise dans la matrice des compétences :

• 1 point : le collaborateur a des connaissances de base sur un sujet, mais ne les a pas encore appliquées dans le cadre d’un projet.
• 2 points : les connaissances ou compétences existantes ont déjà été appliquées au moins une fois. Le salarié a toutefois encore besoin d’aide dans la réalisation des tâches et l’acquisition des compétences clés.
• 3 points : le collaborateur dispose des connaissances suffisantes et des compétences nécessaires pour travailler de manière autonome et servir de guide à d’autres salariés pour les tâches concernées.
• 4 points : le collaborateur peut coacher et conseiller d’autres collaborateurs ou clients dans ce domaine. Ce personnel a la compétence nécessaire pour être personne ressource.
• 5 points : la personne est un expert, capable d’avoir une vue d’ensemble du domaine thématique et de reconnaître les liens avec d’autres thèmes et développements. Elle partage ses connaissances de manière proactive, par exemple en donnant des conférences, en écrivant des livres ou en gérant un blog. Personne ressources pour les besoins de l’entreprise.

Étape 3 : Déterminer qui évalue au sein de la matrice de compétences

La matrice de compétences est un outil, et rien de plus. Cela signifie que la qualité d’une matrice dépend en grande partie de la manière dont le département des ressources humaines l’utilise. Il convient donc de mettre en place une planification soigneuse, centrée sur les objectifs organisationnels.

La question de savoir par qui les matrices de compétences sont renseignées et qui évalue les collaborateurs constitue une véritable décision stratégique, à intégrer à la planification d’ensemble de l’entreprise.

Exemples de planification par matrice de polyvalence et de polycompétences

• Auto-évaluation : l’auto-évaluation est la méthode la plus simple. Il ne s’agit toutefois pas d’une évaluation objective, ce qui limite fortement la pertinence de l’évaluation.
• Évaluation par la direction : la direction évalue les compétences des collaborateurs dans une optique hiérarchique, qui peut être mal perçue. C’est pourquoi dans le cadre d’ISO 9001, les entreprises réfléchissent souvent à une autre approche.
• Évaluation par l’équipe ou par le client : c’est la méthode la plus conforme aux objectifs d’une matrice de polyvalence. Vous obtiendrez une image optimale des compétences et des capacités existantes en interrogeant les personnes qui travaillent en étroite collaboration avec la personne concernée.

L’évaluation au sein d’une matrice de compétences peut s’inscrire dans une routine régulière pour garder une vue d’ensemble des compétences des différents collaborateurs.

Mais l’analyse par matrice de compétences peut également s’avérer nécessaire lorsqu’une promotion est prévue et qu’il faut décider si le candidat en question possède les connaissances et les compétences nécessaires.

Étape 4 : Déterminer les compétences à évaluer dans la matrice en fonction des objectifs

Il existe une liste de compétences clés qui sont importantes dans presque toutes les entreprises et qui peuvent être analysées via une matrice de compétences. Voici, par exemple, celles que vous pouvez utiliser :

• Centrage sur le succès et les résultats : dans quelle mesure le collaborateur est-il focalisé et atteint-il ses objectifs ?
• Autonomie : le collaborateur peut-il travailler de manière autonome et atteindre ses objectifs seul ?
• Aptitude au travail en équipe : la personne est-elle capable de bien travailler en équipe ?
• Aptitude à prendre en compte la critique : comment le collaborateur gère-t-il la critique et la met-il en œuvre de manière positive ?
• Productivité et performance : quelle est la productivité de la personne ? Comment peut-on évaluer sa performance ?
• Qualité : quelle est la qualité des résultats obtenus par le collaborateur ?
• Capacité de travail : la personne peut-elle travailler sous pression et quelle est sa capacité de travail dans des situations critiques et/ou de négociation ?
• Réactivité : à quelle vitesse la personne réagit-elle en cas de difficultés et est-elle en mesure de trouver des solutions ?
• Compétence de manager ou de direction : le collaborateur a-t-il les compétences et les qualifications suffisantes pour diriger, motiver et exiger des performances de la part des autres ?

Matrice de compétences : exemples

Vous aimeriez réaliser une matrice de compétences en français ? Nous vous conseillons iSpring Learn. Le caractère multilingue de la plateforme est un énorme avantage lors de la gestion des ressources humaines et de la mise en place de la matrice de compétences.

Avec iSpring Learn, la proposition de matrice pour l’identification d’objectifs est simple et rapide, grâce à un outil optimisé. iSpring Learn offre un ensemble d’outils incontournables pour les plans de formation. Vous pouvez profiter d’une version gratuite de 30 jours et tester les fonctionnalités d’iSpring Learn ou réserver une démo personnalisée en direct pour découvrir comment l’outil peut vous faire gagner du temps et de l’argent.

Obtenez une image claire et plus de visibilité sur les compétences de vos employés. Voyez si leurs talents correspondent aux exigences des tâches et du poste.

Identifiez quelles compétences et capacités doivent être améliorées en fonction des objectifs de la production et de la gestion des ressources humaines.

iSpring Learn comprend un outil dédié à l’évaluation des talents et à la mise en place d’une matrice de compétences : cet outil permet l’évaluation de la performance à 360 degrés dans une entreprise.

Le logiciel aide les managers et responsables de la gestion des ressources humaines à savoir si les employés correspondent bien ou pas aux exigences de leur poste et quelles compétences devraient être améliorées pour un meilleur fonctionnement de l’entreprise.

L’outil iSpring Learn d’évaluation des compétences à 360 degrés permet de :

• créer un vivier de talents ;
• déterminer si un employé est à sa place dans les services ou les équipes ;
• mettre en place un plan de développement, de mise à niveau et de formation ;
• collecter des données sur les performances de tel ou tel employé et en faire l’analyse ;
• identifier les éventuels conflits dans les équipes.

iSpring Learn vous aide à développer une liste de compétences indispensables à votre organisation, par exemple les compétences RH :

Avec un logiciel comme iSpring Learn, vous pouvez par exemple choisir d’évaluer à quelle fréquence vos collaborateurs mettent en œuvre les compétences que vous avez définies, comme on peut le voir dans la capture d’écran ci-dessous.

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Matrice de compétences en ressources humaines : avantages

Quels sont les avantages d’une matrice de compétences en ressources humaines ? Quel est l’intérêt pour l’entreprise d’y avoir recours ? Quel avantage les salariés peuvent-ils tirer de son utilisation dans le domaine du recrutement, mais aussi dans la gestion des missions, des tâches ou des plans de formation ?

Une chose est certaine : les avantages d’une matrice de compétences sont nombreux, en particulier pour les organisations inscrites dans une démarche qualité ISO 9001.

Utiliser une matrice de compétences en entreprise : les avantages en bref

La matrice de compétences et de polyvalence sert à optimiser le processus de recrutement, mais aussi la gestion des tâches et des missions. En effet, elle constitue l’un des moteurs incontournables du changement en entreprise.

La matrice de compétences contribue au développement de l’activité, en optimisant les processus de ressources humaines. L’important est qu’une information complète sur son utilisation soit fournie aux employés, pour une meilleure acceptabilité du processus et de l’outil.

L’avantage d’une matrice des compétences et de polyvalence est qu’elle permet d’identifier rapidement les points forts et les points faibles, ce qui inclut les qualifications certifiables au même titre que les compétences et les aptitudes.

Si un logiciel approprié est utilisé pour sa mise en place, un modèle de matrice des compétences peut aider à automatiser le processus.

Selon le degré d’intégration de la matrice des compétences des employés dans les activités opérationnelles, les avantages et les champs d’application du développement des employés sont multiples.

Principaux avantages de la matrice de compétences et de polyvalence pour la gestion des compétences

L’outil, s’il est bien utilisé, permet de clarifier les attentes de l’entreprise ou du manager. En particulier, lors du recrutement des collaborateurs, la matrice de compétences aide à définir avec précision les prérequis pour un poste donné. En effet, il est possible de comparer les candidatures, mais aussi d’expliquer aux chercheurs d’emploi pourquoi leur profil est retenu ou pas.

La matrice de compétences et de polyvalence permet aussi de prendre en compte les objectifs organisationnels de la société concernée. Les objectifs de développement personnel sont mis en relation avec la stratégie d’ensemble de l’entreprise.

Plutôt que d’avoir recours aux impressions des chefs d’équipes ou des managers, l’évaluation des lacunes par le biais d’une matrice de compétences gagne en clarté, ce qui a pour effet de mieux orienter les plans de formation.

Les matrices facilitent l’identification et le développement des talents en aidant à repérer les compétences clés nécessaires pour les différents postes. Elles servent en effet à mettre en place un projet de formation.

Programmer un tableau d’analyse pour une matrice de compétences avec iSpring Learn

En ce sens, elles contribuent à l’amélioration de la performance globale. Elles servent aussi de guide à l’entreprise pour planifier la relève, lorsque des départs en retraite sont anticipés.

Enfin, les matrices de compétences et de polyvalence contribuent à une meilleure communication et à plus de transparence. Elles améliorent ainsi le climat et les relations entre les gestionnaires RH et les salariés.

L’outil de reporting et d’analyse intégré à iSpring Learn permet une lecture facile des résultats. Il est en effet clair et pertinent.

Matrice des compétences : template

Réaliser une matrice des compétences ou une matrice de polyvalence, c’est décider de se servir d’un outil qui permet de gagner en temps et en efficacité. Certes, il faut consacrer un peu d’énergie à la conception de la matrice, mais une fois qu’elle est en place, on peut la réutiliser régulièrement, pour le recrutement, la formation (plans d’entreprise), la constitution des équipes autour de tâches définies.

Intérêt des modèles modifiables

Dans ce contexte, il est particulièrement intéressant de disposer de modèles de matrices de compétences. Vous pouvez utiliser un template pour la mise en place de votre projet. Un outil comme iSpring Learn propose différents modèles dont vous pouvez vous inspirer, en fonction de vos besoins.

Grâce aux templates de matrice des compétences, vous pouvez gérer les carrières avec une grande facilité, quel que soit le service auquel appartient le collaborateur et quelles que soient les tâches qu’il doit accomplir. Vous pouvez utiliser une matrice simple, à deux entrées, ou retravailler la forme selon les besoins de votre société.

L’outil RH de type matrice des compétences relève d’un projet collectif, dont la mise en place doit être discutée dans les différents services.

Structure de base ou template de matrice des compétences

La matrice des compétences de base comprend une colonne qui contient les différentes compétences attendues pour un poste ou différentes tâches. Chaque compétence est listée en laissant des cases pour les différents niveaux de maîtrise.

Par exemple, niveau 1 à niveau 5 pour les degrés de compétence, d’une maîtrise de base à une expertise avancée, en fonction des tâches.

À mesure que les individus progressent dans leur carrière ou dans leur développement professionnel, ils peuvent être évalués en fonction de ces niveaux pour chaque compétence, et les résultats peuvent être enregistrés dans la matrice, avec différents commentaires.

Personnalisation de la matrice des compétences

Ce modèle de matrice de polyvalence peut être adapté en ajoutant ou en supprimant des compétences selon les besoins spécifiques de l’entreprise. Elle sert uniquement de modèle ou de guide pour créer un outil vraiment adapté à l’activité de la société concernée.

De plus, des commentaires et des descriptions détaillées des niveaux de compétence peuvent être ajoutés pour clarifier les attentes et les critères d’évaluation.

Logiciel pour matrice de compétences et objectifs

Dans cet article, nous avons mis en évidence l’extraordinaire d’une matrice de compétences. Il est clair que la création manuelle d’une telle matrice de compétences représente une charge de travail importante, surtout pour les entreprises disposant d’un grand nombre de collaborateurs.

C’est pourquoi il est recommandé d’utiliser une solution professionnelle pour tester les compétences et les qualifications de vos équipes ou prévoir une formation adaptée.

iSpring Learn : gestion de votre projet et ressources humaines

iSpring Learn est un logiciel de ce type, extrêmement flexible dans ses paramètres. Le logiciel garantit des processus automatisés et permet d’effectuer rapidement des mises à jour. Il contient tous les outils nécessaires.

Dans l’image ci-dessous, qui sert de guide dans les étapes à mettre en place par le personnel RH, on procède ainsi pour repérer les talents et pour la gestion de projet.

1. Fixer les objectifs de l’évaluation : par exemple, trouver des cadres ou des ressources pour les tâches.
2. Préparer une échelle d’évaluation avec des questions pertinentes. Appliquer à l’identification des ressources en fonction des besoins.
3. Les employés s’auto-évaluent et examinent les performances de chacun.
4. Vous obtenez un rapport détaillé sur chaque employé.

Grâce à ce type d’approche des ressources humaines, des besoins de l’entreprise et des collaborateurs, vous favorisez une approche de type polycompétences et une optimisation de la formation.

Gestion des carrières et de la performance avec iSpring Learn

Dans cet article, nous avons pu répondre à la question : qu’est-ce qu’une matrice de compétences. Vous avez des questions sur le logiciel ou la gestion de projet avec iSpring Learn ? N’hésitez pas à nous contacter pour savoir comment vous pouvez utiliser la matrice de compétences dans votre entreprise. Découvrez iSpring Learn en demandant une démo en direct ou en profitant d’une version gratuite de 30 jours.

FAQ 

C’est quoi une matrice de compétences ?

Qu’est-ce qu’une matrice de compétences ? Une matrice de compétences est un outil utilisé dans la gestion des ressources humaines et le développement professionnel. Elle est généralement présentée sous forme de tableau ou de diagramme qui répertorie les compétences nécessaires pour effectuer un travail spécifique ou pour réussir dans un domaine particulier.

Cette matrice peut inclure différentes catégories de compétences, telles que les compétences techniques, les compétences interpersonnelles, les compétences organisationnelles, etc.

Chaque compétence est généralement décomposée en niveaux de maîtrise, allant de débutant à expert, afin de permettre une évaluation plus précise du niveau de compétence des individus.

Pourquoi utiliser une matrice de compétences ?

Les matrices de compétences sont des outils souvent utilisées pour plusieurs objectifs :

• le recrutement et la sélection des candidats ;
• le développement des compétences professionnelles (plans de formation) ;
• la gestion de projet ;
• l’évaluation des performances ;
• la planification de la relève du personnel.

Une matrice de compétences est un outil essentiel pour gérer efficacement les talents dans une entreprise en identifiant, évaluant et développant les compétences nécessaires pour atteindre les objectifs professionnels et organisationnels.

Comment construire une matrice de compétences ?

La construction d’une matrice de compétences implique tout d’abord d’identifier les compétences recherchées, parce que nécessaires à l’entreprise. Ces compétences sont ensuite classées en catégories pertinentes.

On définit un niveau de compétence pour chaque tâche, puis on crée la structure de la matrice, sous la forme d’un tableau ou d’un diagramme. Vous pouvez tout faire avec iSpring Learn LMS. Une mise à jour régulière est nécessaire. Il est possible de fournir un guide d’utilisation RH.