Gestion des connaissances en entreprise : comment bien gérer le processus ?

Dans cet article, nous verrons comment les informations contribuent au processus de gestion dans une équipe et comment les logiciels de type LMS peuvent aider l’entreprise dans la formation des personnes.

Nous nous pencherons aussi sur la meilleure stratégie de gestion de l’information, s’appuyant sur une base de connaissances (knowledge base).

iSpring Learn LMS

Gestion de la connaissance : iSpring Learn aide à créer des bases d’information pertinentes pour les équipes et le management des connaissances en entreprise.

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Gestion des connaissances (ou knowledge management) : définition

On parle indifféremment de gestion des connaissances ou de knowledge management. Le processus de gestion consiste à collecter, organiser, stocker et partager les connaissances internes et externes, de manière à soutenir efficacement les objectifs stratégiques de l’entreprise.

Knowledge management : en quoi consiste ce processus ?

Il peut s’agir de mettre en place une base de connaissances contenant les informations utiles au bon fonctionnement des équipes. Elle permet de rendre les connaissances explicites, alors qu’il s’agit souvent dans l’entreprise de connaissances tacites ou implicites. C’est le but du knowledge management.

La stratégie de knowledge management à proprement parler comprend l’identification des connaissances incontournables, le recueil des informations et leur stockage, ce qui suppose le plus souvent de les classer par types de connaissances.

Le concept de knowledge management ou gestion des connaissances a émergé dans les années 1990, bien que ses racines remontent à des disciplines antérieures telles que la gestion de l’information, la théorie des organisations, et les techniques liées à la technologie de l’information.

Des chercheurs, tels que Ikujiro Nonaka et Hirotaka Takeuchi avec leur concept de la spirale de la connaissance, ainsi que des sociétés innovantes comme Xerox et Ford, ont contribué à l’émergence du knowledge management en proposant des modèles et des pratiques pour la gestion des connaissances.

Au cours des années 1990, de nombreuses sociétés de conseil ont commencé à offrir des services de knowledge management, en attirant l’attention sur l’importance stratégique des connaissances pour la compétitivité et la performance organisationnelle.

Knowledge management : pour quoi faire ?

Grâce à la base de connaissances, il est possible de mettre les informations incontournables à disposition des différents collaborateurs, y compris les nouveaux. En ce sens, on peut dire que la gestion des connaissances (knowledge management) contribue au processus d’onboarding, en fournissant les informations indispensables au nouvel arrivant dans l’équipe.

Mais ce n’est pas suffisant. Les différents sujets et les informations doivent aussi être communiqués au personnel et partagés.

Le but n’est évidemment pas la seule collecte des données : l’objectif est d’encourager l’utilisation et l’exploitation des connaissances lors de la résolution des problèmes ou de la prise de décisions stratégiques, de manière à soutenir l’innovation et l’amélioration constante des processus.

Pourquoi mettre à jour la base de connaissances ?

L’entreprise a intérêt à assurer la mise à jour régulière des connaissances dans le but de refléter les changements dans la branche d’activité. Elle peut ainsi préserver les connaissances critiques, y compris lorsque les collaborateurs quittent l’entreprise.

La gestion des connaissances a aussi pour but de promouvoir une culture organisationnelle qui valorise l’échange des informations, l’apprentissage continu et l’innovation.

La mise à jour de la base s’appuie sur le cycle de vie des connaissances : de la création à la préservation, en passant par la captation, le stockage, le partage et la mise en œuvre.

Comment mettre en place la gestion des connaissances ?

En quoi consiste le processus de management des informations au sein des entreprises ? L’idéal est d’utiliser une technologie appropriée de gestion des connaissances.

Parmi les outils que l’entreprise (organization) peut utiliser figurent des systèmes de gestion des documents, des plateformes de collaboration pour une équipe, des bases de connaissances ou bases de données, ainsi que différentes solutions d’intelligence artificielle.

La gestion des connaissances (knowledge management) peut aussi s’appuyer sur des systèmes informatisés d’apprentissage en ligne ou de gestion de formation, comme les LMS. Citons iSpring Learn, un outil de type LMS particulièrement performant et convivial, apprécié de nombreuses personnes au sein de l’entreprise comme dans le monde de la formation.

Qu’est-ce que iSpring Learn ?

iSpring Learn est une plateforme de gestion de l’apprentissage en ligne qui peut également être utilisée pour la gestion des connaissances au sein des entreprises. C’est l’une des meilleures plateformes e-learning actuelles.

iSpring Learn favorise la collaboration au sein d’une équipe ou d’une entreprise, puisque le logiciel facilite la création et la transmission de l’information ou du contenu de formation. Ainsi, ce LMS permet aux organisations de partager du contenu informatif en ligne, comme des modules de formation, des tutoriels, des guides pratiques ou des simulations. Vous pouvez essayer vous-même les fonctionnalités d’iSpring Learn pour la gestion des connaissances en entreprise en profitant d’une version gratuite de 30 jours. Si vous avez des besoins spécifiques, demandez une démo en direct pour découvrir comment personnaliser votre expérience de formation.

Optimiser le management de l’information avec iSpring Learn

iSpring Learn facilite la centralisation des ressources et des connaissances. Les sociétés peuvent utiliser iSpring Learn pour regrouper toutes leurs ressources de formation et de connaissances en un seul endroit. Ce processus facilite l’accès à l’information pour les collaborateurs. iSpring Learn permet de développer une base de connaissances centralisée.

Dans une équipe, l’interaction et la collaboration sont facilitées, grâce à la convivialité de l’environnement, qui facilite les échanges. Les utilisateurs peuvent partager des idées, poser des questions et collaborer sur des projets, ce qui permet de partager les connaissances dans l’entreprise.

Knowledge management, base de connaissances et formation continue avec iSpring Learn

La plateforme offre des fonctionnalités de suivi avancées qui permettent aux gestionnaires de suivre la progression des salariés dans leurs activités de formation et de vérifier leur compréhension des connaissances essentielles.

Elle offre aussi à l’entreprise un logiciel efficace de management de la formation, avec personnalisation de l’apprentissage en fonction des besoins individuels des salariés. Tous les salariés peuvent ainsi avoir accès aux connaissances pertinentes en fonction de leurs rôles et de leurs responsabilités.

Enfin, iSpring Learn offre des outils d’analyse et de reporting qui permettent aux gestionnaires de suivre l’efficacité des programmes de formation et de gestion des connaissances. Cela permet d’identifier les lacunes dans les connaissances et de prendre des mesures correctives si nécessaire.

En ce sens, un LMS comme iSpring Learn constitue un atout indéniable pour le management des connaissances au quotidien, en lien avec la stratégie de formation et le plan annuel de formation de l’entreprise.

Le knowledge management avec iSpring Learn : mise en place d’une base de cours et d’activités

Avec iSpring Learn, il est possible de télécharger des cours de différents formats, pour toucher tous les salariés de l’organisation. De plus, les formateurs ou responsables de formation en entreprise peuvent ajouter une base de données au format compressé (ZIP). Tous les contenus sont ainsi disponibles en téléchargement.

Types de contenus :

• cours ;
• quiz ;
• contenus interactifs ;
• évaluations ;
• simulations de dialogues.

Par exemple, vous pouvez proposer un quiz interactif sur les règles de base du merchandising :

Comment créer une base de connaissances avec iSpring Learn : méthode pratique

iSpring Learn est principalement utilisé pour la formation en ligne. Mais on peut aussi s’en servir pour créer une base de connaissances ou knowledge base. Une équipe peut ainsi avoir plus aisément accès aux informations pertinentes nécessaires aux missions dont elle est chargée.

Phase 1 : Créer la structure

Pour créer votre base avec iSpring Learn, il faut tout d’abord concevoir la structure en identifiant les catégories principales que vous souhaitez inclure. Par exemple, vous pourriez utiliser des catégories telles que « Produits », « FAQ », « Procédures », etc.

Créez ensuite des sous-catégories ou des sections pour chacune des catégories, afin d’organiser au mieux l’information, de manière logique.

Phase 2 : Importer ou créer du contenu

Si vous avez déjà des documents, des présentations ou d’autres ressources pertinentes, vous pouvez les importer dans iSpring Learn. En particulier, iSpring permet d’utiliser des présentations PowerPoint. Alternativement, vous pouvez utiliser l’éditeur intégré d’iSpring pour créer du contenu directement sur la plateforme. Vous pouvez créer des diapositives, des vidéos, des quiz et différents contenus interactifs.

Phase 3 : Organiser le contenu

Les fonctionnalités de gestion de contenu d’iSpring Learn vous aident à organiser votre base de connaissances. Vous pouvez utiliser des dossiers, des étiquettes et des mots-clés pour classer et rechercher facilement le contenu.

Phase 4 : Configurer les autorisations d’accès

Déterminez qui aura accès à votre base de connaissances. Vous pouvez configurer des autorisations pour différents groupes d’utilisateurs afin de contrôler qui peut consulter, modifier ou ajouter du contenu.

Phase 5 : Personnaliser l’interface

Personnalisez l’apparence de vos dossiers pour les rendre attrayants. Vous pouvez modifier les couleurs, les logos et d’autres éléments de l’interface utilisateur pour refléter l’identité visuelle de votre organisation.

Phase 6 : Faites connaître l’existence de votre base de connaissances

Informez les personnes concernées de l’existence de la base de connaissances et de son utilité. Assurez-vous de maintenir régulièrement le contenu de la base de connaissances à jour pour refléter les dernières informations et les meilleures pratiques.

Attribuer du contenu de formation aux salariés : knowledge management assisté par LMS

Différentes approches ou processus de management des connaissances sont envisageables. Le contenu de formation peut être proposé à la demande. Mais vous pouvez aussi attribuer du contenu de formation aux salariés, après avoir identifié des lacunes ou des pistes d’amélioration.

L’attribution de contenu est facilitée avec iSpring Learn. Les responsables de formation peuvent ainsi recréer la structure organisationnelle de l’entreprise sur la plateforme LMS dans le but d’attribuer des formations à une équipe ou un département en entier, et cela en quelques clics.

Le formateur peut aussi créer une section, en regroupant des apprenants et en formant un groupe cohérent, plutôt que d’offrir un cursus à chaque utilisateur individuel. iSpring Learn facilite l’automatisation des tâches répétitives liées à la gestion des connaissances et de l’information.

Vous pouvez aussi mesurer le retour sur investissement des formations, avec les systèmes d’évaluation des compétences intégrés à la plateforme.

iSpring Learn fait gagner un temps précieux et augmente l’efficacité. Le système constitue un véritable atout, en ce sens qu’il se charge automatiquement de la communication avec les employés que vous avez désignés, en les notifiant et en les invitant aux formations.

iSpring Learn améliore les étapes du processus, rassemble l’information, en facilite la lecture pour les personnels et tout groupe de besoins constitué. C’est un outil incontournable pour le développement de l’entreprise, la promotion des bonnes pratiques, la rationalisation des flux de travail et le knowledge management.

Conclusion

Comment tirer parti des compétences et des informations dont dispose le personnel de votre société ? Comment valoriser les acquis de l’expérience et la transmission des savoir-faire ? Pour s’assurer d’un knowledge management approprié, l’organisation a tout intérêt à développer une stratégie spécifique. Des logiciels comme iSpring Learn peuvent vous aider dans cette tâche.

Vous aimeriez découvrir tout ce qu’iSpring Learn peut vous apporter en termes de knowledge management ? Vous avez la possibilité d’explorer les fonctionnalités de la plateforme avec un test gratuit, en suivant le lien de téléchargement. Profitez d’un outil performant pour la gestion des connaissances et l’efficacité du travail en équipe. Pour une présentation plus approfondie et personnalisée, réservez une démo en direct avec l’un de nos experts.

FAQ

Quels sont les concepts clés de la gestion des connaissances ?

Le knowledge management comprend plusieurs concepts clés qui sous-tendent sa pratique et son application :

• différence entre connaissances non formalisées, basées sur l’expérience personnelle, et information explicite, formalisée, aisément transmissible ;
• notion de cycle de vie des connaissances ;
• capital intellectuel ;
• évaluation et mesure ;
• culture organisationnelle.

Quels sont les types de connaissances dans l’organisation ?

On considère que le monde de l’entreprise dispose principalement de deux séries de connaissances :

1. les connaissances implicites ;
2. les connaissances explicites.

La base de connaissances devrait idéalement recueillir les deux types d’informations, chacun dans une section dédiée, et les intégrer dans un processus qui valorise les savoirs initiaux tout comme les acquis de l’expérience.

Il faut évoquer aussi les acquis de l’expérience, qui désignent un ensemble de compétences et de savoirs que les personnes développent pendant leurs années de travail, par la pratique.

Quels sont les enjeux du management des connaissances ?

Le knowledge management présente plusieurs enjeux majeurs. Il s’agit en particulier de capter le savoir tacite et de valoriser l’expérience des personnes. Par le knowledge management, l’entreprise peut aussi préserver les savoirs stratégiques liés à ses activités.

Elle dégage ainsi un avantage concurrentiel, qui s’appuie sur ses ressources humaines. En capitalisant sur son expertise interne, en favorisant l’innovation et en prenant des décisions plus éclairées, l’organisation est en effet mieux positionnée pour réussir sur le marché.

En permettant aux employés d’accéder plus rapidement aux informations dont ils ont besoin, le management des connaissances peut contribuer à accroître l’efficacité opérationnelle et la productivité globale.

Quel est l’objectif du knowledge management ?

Le but principal du knowledge management (ou gestion des connaissances) est de créer, de partager, d’organiser et d’utiliser efficacement les connaissances au sein de l’entreprise afin d’améliorer ses performances et sa compétitivité.