Logiciel Qualiopi : Simplifiez votre certification avec une solution flexible
le 18 décembre, 2024
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Si vous vous demandez comment améliorer la visibilité et la crédibilité de votre organisme de formation, le logiciel Qualiopi est la réponse ! Sauf que pour obtenir et maintenir cette certification, les organismes de formation doivent se soumettre à des audits réguliers qui évaluent leur conformité aux critères du référentiel Qualiopi.
Afin de réussir le processus sans prise de tête, il faut choisir le bon logiciel pour organisme de formation Qualiopi. Il centralise toutes vos données, automatise vos tâches et vous guide pas à pas dans votre démarche qualité.
Vous l’aurez compris, un logiciel de gestion de formation Qualiopi performant a le pouvoir de transformer votre démarche qualité en une partie de plaisir, surtout s’il se nomme iSpring Learn. Dans cet article, on vous explique comment utiliser cet outil de formation professionnelle pour économiser du temps durant la certification Qualiopi et vous concentrer sur l’essentiel : former vos apprenants.
Essayez un logiciel Qualiopi iSpring Learn pour gagner du temps avec la certification.
Logiciel pour des organismes de formation Qualiopi iSpring Learn LMS
En tant que logiciel de formation Qualiopi, iSpring Learn est très pratique pour tout centre de formation. Grâce à iSpring Learn, les formateurs peuvent créer des parcours d’apprentissage personnalisés et interactifs, répondant aux besoins spécifiques de chaque apprenant. Ce LMS simplifie la gestion des contenus de formation, du suivi des progrès à l’évaluation des compétences.
C’est ainsi que tous les organismes de formation et formateurs indépendants peuvent garantir la qualité de leurs prestations et répondre aux exigences de la certification Qualiopi. De plus, iSpring Learn permet de générer des rapports détaillés, facilitant les démarches d’audit et de suivi qualité.
Vous pouvez demander une démo personnalisée avec un expert ou lancer votre essai gratuit dès aujourd’hui pour découvrir comment ce logiciel de certification Qualiopi pour organisme de formation peut vous accompagner dans votre démarche qualité, en optimisant l’organisation et la gestion de vos actions de formation.
Pourquoi un logiciel de gestion de formation est indispensable pour Qualiopi ?
Vous vous souvenez de l’époque où un simple tableau Excel suffisait pour gérer votre centre de formation ? Il faut dire que la certification Qualiopi a radicalement changé la donne ! Aujourd’hui, tous les formateurs doivent être prêts à satisfaire 32 indicateurs condensés en 7 critères. La certification Qualiopi, c’est un peu comme passer d’une petite randonnée à un marathon : cela demande une préparation minutieuse et des outils adaptés.
Un logiciel de gestion de formation est justement comme un copilote pour les organismes de formation, offrant les avantages suivants :
- Centralisation des données : Tous les documents de formation et informations relatives aux apprenants et aux formateurs sont regroupés en un seul endroit.
- Automatisation des tâches : Les inscriptions, les plannings, les évaluations sont gérés automatiquement dans le logiciel de centre de formation Qualiopi, ce qui libère du temps.
- Gain en visibilité : Les documents et rapports générés par le logiciel de certification Qualiopi permettent d’avoir une vision claire de l’activité du centre de formation.
- Simplification des audits : Tous les documents, preuves et données nécessaires à l’audit de conformité sont facilement accessibles dans le logiciel de gestion de formation Qualiopi.
Comment le logiciel de formation iSpring LMS aidera à obtenir Qualiopi
Vous avez compris l’importance d’un logiciel Qualiopi pour votre organisme de formation, mais vous vous demandez comment il va concrètement vous aider au quotidien dans votre démarche qualité ?
Comme mentionné plus haut, le référentiel Qualiopi est composé de sept critères rigoureux et impose aux entreprises de formation de revoir en profondeur leurs méthodes. Tout comme le logiciel de gestion administrative, notre plateforme de gestion de formation inclut diverses fonctionnalités pour vous accompagner à chaque étape de cette démarche qualité.
1. Fournissez des informations transparentes sur vos prestations de formation et leurs résultats (indicateurs 1-3)
Pour répondre aux exigences de la certification Qualiopi, les entreprises de formation mettent à disposition du public des éléments, documents et informations vérifiables sur leurs prestations. Ces informations portent sur les prérequis, la durée, les modalités d’accès, les tarifs, les méthodes pédagogiques, ainsi que sur les indicateurs de résultats qui permettent de mesurer l’efficacité des formations. De plus, pour les formations certifiantes, les formateurs communiquent sur les taux de réussite, les possibilités de validation de blocs de compétences et les débouchés professionnels.
En regroupant l’ensemble des informations et documents relatifs aux formations sur une seule plateforme, iSpring Learn aide les formateurs à respecter ces critères Qualiopi. Vous pouvez créer une page produit grâce à l’intégration de Shopify pour informer les futurs apprenants et y ajouter des documents pour les aider à choisir la meilleure formation. Par ailleurs, le logiciel permet de générer des rapports détaillés sur les indicateurs de performance, facilitant ainsi la gestion administrative et le suivi de la qualité des prestations.
2. Personnalisez les sessions de formation selon les objectifs et le profil de vos apprenants (indicateurs 4-8)
Vous êtes au cœur de la gestion administrative du processus d’apprentissage qui a un impact direct sur les compétences et les connaissances de vos apprenants. Pour valider les indicateurs Qualiopi, il est essentiel d’analyser finement les besoins spécifiques de chaque bénéficiaire et de définir des objectifs clairs et mesurables pour chaque formation. Les contenus proposés doivent être adaptés aux publics et aux objectifs visés, tout en s’alignant sur les référentiels de certification si nécessaire. Enfin, vous devez mettre en place des procédures rigoureuses pour évaluer les acquis de vos clients, tant en début qu’à la fin de la formation.
Les fonctionnalités d’un logiciel de gestion de formation comme iSpring Learn vous aident à adopter cette approche centrée sur les clients et à optimiser chaque aspect de vos services de formation :
- Personnalisation des parcours de formation : Sélectionnez les modules les plus pertinents pour chaque profil d’apprenant et permettez à chacun d’avancer à son propre rythme, y compris sur une application mobile, grâce à des fonctionnalités de suivi individuel.
Contenus interactifs : Diversifiez les formats et éléments de contenus (vidéos, quiz, simulations) dans votre logiciel de gestion de cours pour maintenir l’engagement des apprenants.
Suivi personnalisé de la progression : Obtenez des informations précises sur l’avancement de chaque apprenant, les modules complétés et les résultats aux évaluations. Le logiciel de gestion de formation permet même d’envoyer des rappels et des encouragements aux clients pour les maintenir motivés.
Chat en direct : Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez offrir un conseil personnalisé en temps réel dans votre application, répondre aux questions et faciliter les interactions avec les clients.
Rapports d’activité : Collectez et analysez des données sur l’utilisation de la plateforme, les résultats aux évaluations, la part de satisfaction des apprenants, et bien plus encore.
3. Proposez des parcours personnalisés, un accompagnement individualisé et des évaluations adaptées à chaque profil (critères 9-16)
Hormis la gestion administrative, il faut garantir la qualité de vos services à chaque étape : de l’information initiale jusqu’à l’obtention de la certification, si elle est visée. Vous devez non seulement transmettre des connaissances et des compétences, mais aussi accompagner vos clients dans leur projet professionnel, en adaptant vos méthodes et documents à leurs besoins spécifiques.
Favorisez leur engagement et prévenez les ruptures de parcours pour leur permettre de tirer le meilleur parti de votre offre de formation. Il faut également veiller à ce que les conditions d’évaluation et de certification soient respectées, assurant ainsi la reconnaissance des compétences acquises par vos apprenants.
L’avantage d’un logiciel de gestion comme iSpring Learn est qu’il vous accompagne dans cette approche globale de la formation, en considérant tous les aspects du parcours apprenant, de l’acquisition des connaissances à l’insertion professionnelle :
- Évaluation continue et formative : Intégrez des quiz interactifs et des documents d’évaluation tout au long des parcours pour évaluer les connaissances acquises et identifier les points à renforcer. Il est possible de délivrer des certifications personnalisées à la fin des parcours réussis.
Portail en ligne dédié : Mettez à disposition un portail en ligne intuitif, offrant une bonne expérience utilisateur et facilitant la recherche, où les clients peuvent accéder à toutes les informations et documents pertinents, poser des questions et suivre leur progression.
- Modules flexibles : Créez des parcours de formation modulaires et adaptez-les aux besoins et tâches spécifiques de chaque apprenant, selon ses prérequis et ses objectifs.
- Ressources documentaires : Mettez à disposition une bibliothèque de ressources (mémoires, études de cas, documents, etc.) à travers le logiciel de centre de formation Qualiopi pour enrichir les apprentissages.
4. Harmonisez les outils, méthodes et personnes mobilisées avec les objectifs pédagogiques de chaque formation (indicateurs 17-20)
Les entreprises de formation sont amenées à mettre en œuvre un ensemble de processus pour garantir la qualité de leurs sessions de formation. Cela implique de mobiliser les ressources humaines, techniques et matérielles adaptées, de coordonner les différents intervenants et de fournir aux clients un environnement propice à l’apprentissage.
Vous devez vous assurer que vos sessions de formation sont accessibles à tous les publics, notamment aux personnes en situation de handicap, et que vous disposez d’un personnel dédié à l’accompagnement et au suivi de vos apprenants tout au long de leur parcours.
La mise en place de ces actions avec iSpring Learn est facilitée grâce aux fonctionnalités suivantes :
- Intégration de contenus et outils externes : Vous pouvez intégrer des contenus et des documents provenant d’autres sources (plateformes vidéo, outils de collaboration, solution e-learning, etc.), ce qui élargit les possibilités de personnalisation des formations.
L’outil auteur intégré : iSpring Suite Max, un outil auteur avec l’option Synthèse vocale qui s’intègre parfaitement à la plateforme iSpring Learn, vous facilite les tâches de création du contenu conforme à la section 508 et aux WCAG pour les personnes en situation de handicap.
5. Veillez à une amélioration continue des compétences des formateurs et des équipes pédagogiques (indicateurs 21-22)
Ce critère Qualiopi implique de recruter et de développer les compétences de vos équipes. Il est essentiel de disposer des éléments d’un système de suivi et des tâches d’évaluation des compétences de vos collaborateurs, afin d’assurer une montée en compétences continue et d’adapter vos offres aux évolutions du secteur.
Le logiciel de gestion de formation iSpring Learn facilite vos tâches grâce aux :
- Banques de questions : Cette solution facile permet de créer des documents de référence contenant un ensemble de questions pour évaluer de manière précise les compétences techniques et comportementales de vos collaborateurs.
- Simulations de situations réelles : Les simulations permettent d’évaluer les capacités des collaborateurs à appliquer leurs connaissances dans des situations professionnelles avec des clients.
- Certifications en ligne : Délivrez des certifications personnalisées pour reconnaître les compétences acquises et motiver vos collaborateurs.
6. Inscrivez-vous et investissez-vous en tant que prestataire de formation dans votre environnement professionnel (indicateurs 23-29)
Lorsqu’on organise des sessions de formation, il faut être en veille constante pour garantir la pertinence et l’adéquation de ses offres. Le respect de ces critères implique de suivre de près l’évolution de la législation, des métiers, des compétences et des innovations pédagogiques. Il faut aussi mettre en place une bonne automatisation, mobiliser les expertises et les réseaux nécessaires à la production de formation accessibles à tous, et vous assurer que vos partenaires respectent les mêmes exigences de qualité que vous.
Parmi les autres indicateurs figure le développement d’actions concrètes pour favoriser l’insertion professionnelle de vos clients et les accompagner dans leur parcours d’apprentissage.
Grâce à iSpring Learn, vous pouvez créer rapidement de nouveaux modules de formation pour répondre aux nouvelles demandes et aux évolutions du marché. Tandis que les outils de collaboration intégrés au logiciel de certification Qualiopi permettent à vos équipes de partager des informations, de discuter de nouvelles tendances et de co-construire des projets. iSpring Learn facilite la collaboration entre les différents intervenants (formateurs, auteurs, administrateurs) grâce à des outils de partage et de commentaires sur les documents de formation, entre autres. Vous pouvez aussi modifier et mettre à jour facilement vos contenus existants pour les aligner sur les dernières évolutions. De plus, il est possible de créer des espaces de discussion pour favoriser un processus d’apprentissage collaboratif entre les apprenants, les formateurs et les professionnels du secteur.
7. Recueillez et analysez les retours d’expérience des parties prenantes pour améliorer vos sessions de formation (indicateurs 30-32)
La mise en place d’un dispositif d’écoute active de vos parties prenantes aide à recueillir leurs appréciations et traiter leurs réclamations. Cette démarche vous permet d’identifier les points forts et les axes d’amélioration de vos prestations, et ainsi de garantir une qualité de service optimale en adaptant continuellement vos offres aux besoins et attentes de vos clients.
Profitez d’un logiciel de gestion comme iSpring Learn pour créer des enquêtes de satisfaction sur-mesure à l’issue de chaque formation. Ces enquêtes peuvent être personnalisées pour cibler différents publics (apprenants, managers, etc.) et recueillir des retours précis sur divers tâches et aspects de la formation (contenus, pédagogie, organisation, gestion des financements, suivi des paiements par carte bancaire, etc.).
Conclusion
La certification Qualiopi impose aux organismes de formation une rigueur accrue en matière de qualité. Pour faciliter la gestion des 32 indicateurs du référentiel et réussir les audits, l’adoption d’un logiciel Qualiopi est incontournable. Un logiciel pour organisme de formation Qualiopi permet de centraliser les informations, d’automatiser les processus et d’accompagner l’organisme dans sa démarche qualité, offrant ainsi une alternative efficace aux méthodes manuelles souvent fastidieuses.
iSpring Learn est un LMS qui simplifie considérablement la gestion de la formation, du suivi des progrès à l’évaluation des compétences. Ce logiciel de gestion de formation Qualiopi permet ainsi aux organismes de formation de répondre aux exigences de la certification et d’assurer une qualité de service optimale. Vous pouvez tester ses performances à travers un essai gratuit ou en demandant une démo personnalisée avec l’un de nos managers.
