Compliance management : Guide ultime sur la gestion de la conformité
le 19 février, 2025
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La compliance management est devenue un enjeu majeur pour les entreprises de toutes tailles, surtout celles qui n’aiment pas les amendes à six chiffres en gros titres dans la presse. Pour faire face à ces défis, les entreprises doivent mettre en œuvre un bon système de gestion de la conformité. Ce guide vous fournit des informations clés sur les solutions de gestion de la conformité pour optimiser vos efforts en matière de conformité.
Une bonne compliance management favorise l’engagement du personnel et évite les amendes à six chiffres. Découvrez iSpring Learn, l’un des outils de gestion de la conformité efficaces.
Qu’est-ce qu’un système de gestion de la conformité ?
Un système de gestion de la conformité est un ensemble de politiques, de procédures et d’outils qu’une entreprise met en place pour s’assurer qu’elle respecte les lois et réglementations qui s’appliquent à ses activités.
Cela comprend la surveillance et l’évaluation continues des systèmes pour vérifier qu’ils respectent les normes du secteur et de sécurité, ainsi que les exigences imposées par :
l’entreprise elle-même,
les entités gouvernementales,
les syndicats,
les associations professionnelles,
d’autres organisations du secteur.
Les entreprises qui fabriquent et distribuent des médicaments doivent par exemple se conformer à la directive européenne sur les médicaments falsifiés (FMD). Elle protège la chaîne d’approvisionnement et garantit l’authenticité des médicaments aux clients, les préservant ainsi des menaces liées à la contrefaçon.
Système de gestion de la conformité de l’entreprise : avantages
Les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité, doivent comprendre et respecter les réglementations locales, nationales et internationales qui encadrent leurs opérations. Ce faisant, elles bénéficient des avantages suivants.
S’adapter à l’évolution des exigences en matière de sécurité et de conformité
Le monde des affaires actuel est marqué par des changements rapides. Il peut être difficile de se tenir au courant des nouvelles menaces et réglementations, en particulier dans un paysage réglementaire en évolution.
Un bon système de gestion de la conformité d’entreprise aide à relever ces défis en permettant de trouver rapidement les réglementations et normes pertinentes, de s’adapter aux changements et de réduire le risque de non-conformité.
Par exemple, vous pouvez créer une base de connaissances complète en cybersécurité et attribuer des cours de cybersécurité avec des tests pour vérifier les connaissances des employés sur les mises à jour réglementaires. Une solution telle que iSpring Learn peut aider les entreprises à atteindre des résultats satisfaisants en matière de conformité grâce à son interface conviviale et son expérience utilisateur intuitive : vous pouvez l’utiliser sans compétences techniques spécialisées dans la conception de cours.
Éviter les amendes liées au non-respect de la conformité
Le non-respect des lois et réglementations peut entraîner de lourdes sanctions financières, allant d’amendes à la suspension des activités commerciales. Face à ces menaces, de nombreuses entreprises mettent en place des programmes de gouvernance, de gestion des risques et de conformité (GRC) pour suivre les changements et minimiser ces risques.
En outre, comprendre le lien entre la conformité et le contrôle de gestion est essentiel pour assurer le succès à long terme d’une entreprise. Le contrôle de gestion peut notamment aider à identifier et évaluer les risques de non-conformité en matière de sécurité, à mettre en place des mesures de contrôle pour les atténuer et à mesurer les résultats de ces actions.
Autrefois, certaines entreprises préféraient payer les amendes plutôt que d’investir dans des mesures de conformité et de sécurité des informations. Cependant, l’augmentation des sanctions, comme celles prévues par le RGPD, et les pertes financières considérables liées aux atteintes à la cybersécurité, rendent cette approche obsolète et dangereuse.
Il est aussi important de ne pas manquer les échéances de certification des ressources humaines pour éviter les amendes. C’est pourquoi iSpring Learn offre des rappels en continu pour aider les employés à compléter leurs cours à temps. Pour tester gratuitement les fonctionnalités de la plateforme, téléchargez la version gratuite ou demandez une démonstration en ligne.
Renforcer son image de marque
Lorsque les outils de gestion de la conformité de l’entreprise sont efficaces, cela renforce la confiance des parties prenantes, notamment les investisseurs, les clients et les organismes de réglementation. Cette confiance accrue peut se traduire par de nouvelles opportunités commerciales, des cycles de vente plus rapides et un avantage concurrentiel.
De plus, cette approche favorise la fidélité des clients. Après tout, qui n’apprécie pas une entreprise qui se préoccupe de la protection des données des clients comme si c’était son argent ? iSpring Learn s’occupe de la sécurité des données et peut être installée on-premise. Vous pouvez avoir l’esprit tranquille en sachant que les réglementations du RGPD sont respectées quand vous utilisez cette plateforme.
Soutenir la gouvernance d’entreprise pour une gestion responsable
Une bonne gestion de la conformité réglementaire promeut une culture de conformité et de confidentialité des données au sein de l’organisation. C’est un peu comme avoir un coach sportif pour votre entreprise qui clarifie les rôles et responsabilités de chaque niveau, de la haute direction au personnel.
De plus, ce système améliore la transparence en conservant des enregistrements détaillés des activités de conformité, des décisions et de leur justification, ce qui permet une gouvernance qui va au-delà de la simple surveillance. Il aligne les actions sur les normes éthiques, les exigences réglementaires et les politiques internes, assurant ainsi une conformité complète et une gestion responsable.
Booster l’efficacité opérationnelle des ressources
Vous voulez que votre organisation fonctionne comme une machine bien huilée ? Vous devez standardiser les processus et réduire les erreurs humaines. L’automatisation intégrée aux outils CMS simplifie justement les tâches répétitives, permettant à l’équipe de conformité de se concentrer sur des activités plus stratégiques.
La formation du personnel est un élément clé de ce processus pour que chacun comprenne les politiques et procédures de conformité. Dans ce domaine, iSpring Learn vous offre un certain nombre d’avantages, comme :
la délivrance de certificats pour attester les compétences et les capacités des employés,
l’intégration rapide des nouveaux employés (aux consignes de sécurité, par exemple) grâce à des parcours d’apprentissage personnalisés,
La présentation attrayante des informations et des ressources, y compris les livres blancs sur la sécurité, grâce à l’outil auteur iSpring Suite, pour s’assurer qu’elles ne soient pas ignorées.
Améliorer la prise de décision
Un système de gestion de la conformité permet aux décideurs et au conseil d’administration d’avoir facilement accès aux :
données réglementaires et légales,
données de politiques et de procédures internes,
données de formation et ressources de sensibilisation,
données de surveillance et de contrôle,
données de communication et de collaboration.
La haute direction peut alors prendre des décisions éclairées, avec une visibilité accrue sur les enjeux. Ces mesures, définies dans des politiques de sécurité claires, s’alignent sur les exigences réglementaires et les objectifs commerciaux, optimisant ainsi l’allocation des ressources.
Cette approche facilite aussi la définition des points à améliorer et favorise une culture d’amélioration continue au sein de l’organisation. Cela permet de mieux répondre aux besoins de l’entreprise, tout en évitant les conséquences négatives liées à la non-conformité.
Outils de gestion de la conformité : exemples
Les outils de gestion de la conformité sont des solutions logicielles conçues pour aider les entreprises à respecter les lois, réglementations et normes en vigueur dans leur secteur d’activité. Voici un certain nombre qui inclut des fonctionnalités spécifiques pour satisfaire divers besoins.
iSpring Learn, plateforme de formation en ligne pour la gestion de la conformité
Avec iSpring Learn, les entreprises peuvent centraliser leurs données de formation en conformité, automatiser les rappels et les évaluations, et ainsi gagner du temps et réduire les risques. Par exemple, une entreprise du secteur financier peut utiliser cette plateforme pour former ses employés aux dernières réglementations en matière de lutte contre le blanchiment d’argent, en suivant les données des progrès.
La possibilité de poser des questions sur l’utilisation de la plateforme et l’assistance technique 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 facilitent l’utilisation de ce LMS, même si vous êtes novice en e-learning.
Commencez votre essai gratuit pour explorer ses fonctionnalités ou demandez une démo en ligne pour découvrir comment cette solution peut relever les défis et les problèmes liés à la gestion de la conformité.
Auditool, logiciel d’audit de conformité pour maîtriser les risques
Auditool est un logiciel d’audit de conformité conçu pour aider les entreprises à maîtriser les risques liés aux problèmes de non-conformité. Sa configuration permet d’identifier les menaces potentielles (cybersécurité, fraude, etc.), de vérifier si les produits et services sont conformes aux règles établies, et de mettre en œuvre des mesures correctives pour éviter les sanctions.
Une société de l’industrie manufacturière peut notamment utiliser Auditool pour automatiser le suivi des non-conformités détectées lors des audits internes, permettant ainsi une résolution plus rapide des problèmes et une amélioration continue de la qualité des produits et services.
CMP Didomi, pour tirer le meilleur parti du consentement des utilisateurs
CMP Didomi est une plateforme de gestion du consentement qui permet de centraliser et de gérer facilement les consentements, de les adapter aux différentes réglementations (RGPD, CCPA, etc.), tout en offrant une expérience utilisateur transparente et personnalisée.
En utilisant Didomi, les entreprises peuvent éviter les problèmes liés à la protection et au non-respect des règles. Elles rassurent ainsi les personnes qui leur font confiance, en leur donnant un contrôle clair sur leurs données personnelles, particulièrement en matière d’accès et de mises à jour.
Trace One PLM, pour optimiser la gestion du réseau de fournisseurs
Trace One PLM permet d’identifier les problèmes potentiels liés aux comportements des fournisseurs, de s’assurer que leur production respecte les normes et réglementations en vigueur, et de relever les défis liés à la complexité de la chaîne d’approvisionnement dans un contexte mondialisé.
Dans l’industrie des cosmétiques bio par exemple, vous pouvez implémenter ce système pour vous assurer que toutes les personnes qui fournissent vos ingrédients bio ont des produits certifiés et respectent les normes de production biologique, tout en encourageant leur collaboration via des échanges de documents et de données.
Conclusion
Ce guide de la compliance management a souligné l’importance de mettre en œuvre un système de gestion de la conformité efficace pour résoudre les problèmes potentiels. À présent, vous savez qu’il faut choisir les bons outils pour automatiser les processus, réduire les risques et améliorer l’efficacité.
Parmi les solutions de gestion de la conformité, iSpring Learn offre une excellente opportunité pour transformer votre organisation. Commencez votre essai gratuit ou demandez une démo personnalisée pour découvrir comment adopter une approche proactive de la conformité afin d’éviter les sanctions, de renforcer votre réputation et votre avantage concurrentiel.
