Plan de Formation Entreprise : 8 Étapes Clés

Aussi appelé Plan de Développement des Compétences depuis 1er janvier 2019, le plan de formation professionnelle englobe les actions de formation prévues pour les salariés. Même si son élaboration n’est pas obligatoire, le code du travail accorde une place de choix à la formation par les employeurs.

Tout plan d’action formation digne de ce nom doit inclure un calendrier provisoire, les objectifs visés, les tâches et les parties responsables. Les méthodes ou activités à utiliser pendant la formation professionnelle sont également essentielles pour le développement des compétences des participants.

Voici un guide détaillé sur comment créer un plan de formation qui répond
au gap de compétences au sein de votre entreprise.

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Qu’est-ce qu’un plan de formation ? Définition

Un plan de formation des employés détaille les éléments nécessaires à une bonne formation du personnel dans une entreprise. Ce document inclut notamment les étapes, le calendrier, les ressources, les parties responsables et le calendrier requis pour développer et améliorer les compétences des employés.

Il s’agit d’un dossier de programmes de formation complet visant à standardiser les actions de travail afin de les lier aux résultats commerciaux attendus. Ce document stratégique facilite la planification et l’exécution du travail en alignant les compétences et les objectifs de l’entreprise pour assurer le succès organisationnel.

De manière générale, un plan de formation est un arrangement qui vous prépare, en tant qu’employeur, à investir dans un programme de formation. Vous en saurez plus sur son importance en découvrant les enjeux de la formation professionnelle pour l’entreprise.

La création d’un plan d’action de formation nécessite la collaboration entre
un service Ressources Humaines et une équipe de superviseurs. Elle implique aussi la haute direction. Cela en fait un document d’importance stratégique pour la gestion efficace et le développement continu des compétences et des talents au sein de l’entreprise.

Que doit inclure le plan d’action pour une formation ?

Le contenu d’un plan annuel de formation dépend de vous. Néanmoins, voici les éléments de base qu’il doit inclure :

• un calendrier provisoire;
• les objectifs d’apprentissage pour les salariés;
• les tâches qu’ils doivent accomplir dans un certain délai;
• les parties responsables (formateur, instructeur, mentor, etc.);
• les méthodes ou activités à utiliser pendant la formation professionnelle.

Le moyen le plus pratique d’organiser un plan de formation est d’utiliser une feuille de calcul, comme celle-ci :

Cependant, il n’y pas d’obligation de construire un plan de développement des compétences en suivant un modèle fixe. Ainsi, chaque projet de plan de formation peut être très différent.

Vous pouvez aussi inclure ces actions de formation :

• un programme détaillé de cours;
• des compétences essentielles à acquérir;
• les résultats souhaités;
• des méthodes d’évaluation;
• des membres responsables de l’équipe;
• des accessoires et ressources, entre autres éléments.

Dans chaque cas, le contenu d’un plan dépend toujours du superviseur et nécessite l’approbation de la direction avant sa mise en œuvre.

Comment créer un plan de formation professionnelle ?

Avant de vous précipiter pour prendre des décisions concernant qui fait quoi et quand, vous devez réfléchir un moment. Pensez notamment aux conditions préalables de la formation et consacrez du temps à une préparation minutieuse. Vous trouverez ci-dessous les 8 étapes pour créer un plan de développement qui convient aux besoins de votre entreprise.

1. Vérifiez vos objectifs commerciaux

Lors de l’élaboration d’un plan de formation, il est essentiel de garder à l’esprit les objectifs poursuivis par votre entreprise. Cela est important, que vous créiez un plan de formation individuelle ou un plan de formation collectif visant au développement des compétences nécessaires pour atteindre ces objectifs.

Pensez aussi aux problèmes que vous voulez résoudre grâce à ces actions de formation. Il peut s’agir de :

• Accélérer le processus d’intégration pour une meilleure productivité des salariés et développer activement les compétences spécifiques;
• Diminuer le turnover pour une meilleure réputation et des coûts réduits;
• Améliorer la conformité du personnel pour la stabilité opérationnelle, etc.

Par ailleurs, mettez des objectifs assez précis et mesurables derrière chaque formation, comme :

• Réduire le temps de productivité des agents du service client de 10 à 6 semaines;
• Diminuer le taux de turnover à 10%;
• Créer un lieu de travail entièrement sûr et éviter les amendes lors de la prochaine inspection de sécurité.

2. Définissez votre public et ses besoins

Il est possible d’avoir un plan personnel de formation pour chaque poste. Par ailleurs, les plans de formation peuvent varier selon l’étape du cycle de vie d’un salarié, en prenant en compte les besoins spécifiques identifiés par les représentants du personnel, en collaboration avec les ressources humaines, afin de favoriser un environnement de travail favorable à l’épanouissement professionnel de chaque salarié.

Par exemple, les nouveaux salariés fraîchement diplômés ont clairement des besoins d’apprentissage différents de ceux des spécialistes de niveau intermédiaire. En consultant notre plan d’intégration pour nouveau salarié, vous découvrirez de nombreuses astuces dans ce sens.

Vous devez toujours avoir une idée claire des personnes que vous allez former, y compris leurs :

• Connaissances
• Antécédents
• Programmes de travail (présentiel ou à distance)
• Besoins d’apprentissage

Une bonne astuce consiste à interroger les salariés et les managers sur leurs lacunes, et sur ce qu’ils aimeraient changer. Cela facilite grandement la création et l’exécution du plan de développement de compétences.

3. Choisissez votre scénario de formation

Les plans de formation varient en fonction des types de formation envisagés. Il existe au moins trois scénarios de formation typiques que les entreprises déploient :

1. Intégration : mise en place de la culture et de l’histoire de l’entreprise, présentation de la mission et des valeurs, familiarisation avec la gamme de produits, explication des règles de conduite, etc.
2. Sécurité et conformité : sécurité incendie, règles sanitaires, cybersécurité, réglementation du secteur, lutte contre le blanchiment d’argent, etc.
3. Formations spécifiques aux rôles : fabrication de produits, maintenance des équipements, vente directe, gestion des approvisionnements, etc.

Chacun de ces scénarios comporte ses propres tâches et étapes, mais peut faire partie d’un programme plus vaste. Par exemple, l’évolution professionnelle d’un salarié en société peut engendrer des actions telles que des programmes de perfectionnement récurrents et diverses formations en leadership.

Notez que selon la catégorie choisie, les éléments de votre plan vont considérablement varier, comme :

• Le nombre d’apprenants
• La périodicité
• La durée
• La complexité du matériel et les dépenses
• Les honoraires de l’instructeur/formateur

C’est pourquoi il est essentiel de fixer les objectifs d’apprentissage de vos collaborateurs. La prochaine étape sera de les définir.

4. Fixez des objectifs d’apprentissage clairs

Avant la présentation du plan et sa mise en œuvre, il est important d’exprimer clairement vos actions de formation et vos attentes en termes de résultats. Cela vous aide à assurer une certaine cohérence, et à orienter les efforts des bénéficiaires du plan vers la performance attendue.

Vous pouvez essayer de décomposer cet élément en objectifs d’apprentissage spécifiques et mesurables. Fixez-en deux pour chaque session de formation ou cours. Par exemple, dans une formation d’intégration, les objectifs peuvent ressembler à ceci : 

• Objectif 1 : Découvrir la culture de l’entreprise
• Objectif 2 : Découvrir les principaux produits de l’entreprise et leurs avantages concurrentiels

L’idéal est de définir les objectifs dès le début de la mise en place de la formation pour guider vos salariés dans leur réalisation. Les bénéficiaires du plan de formation peuvent alors se concentrer, et passer d’une petite étape à une autre au cours de leur apprentissage.

5. Formulez les tâches à accomplir

Après avoir défini les objectifs, vous devez les décomposer en étapes à suivre pour maîtriser un certain sujet ou acquérir des compétences particulières. Ce sont des tâches de formation plus complexes qui auront un impact sur la productivité des salariés au fil du temps.

Vous devez déterminer quelles actions ou expériences aideront un salarié à atteindre ses objectifs d’apprentissage. Par exemple, nous pouvons décomposer les objectifs d’apprentissage de l’étape 4 en tâches comme celles-ci :

Comme l’explique notre guide sur la gestion de la formation professionnelle, un plan de formation est appelé à suivre une certaine évolution. Vous devez fournir de nouvelles connaissances lorsque les salariés sont prêts à passer à l’étape suivante. Mais en même temps, établissez des délais pour voir s’ils suivent le rythme et progressent réellement.

6. Sélectionnez un format de formation optimal

Après avoir sélectionné un sujet ou une compétence à enseigner à vos salariés, il est temps de choisir le procédé et la méthode de prestation appropriée. Pour partir du bon pied, vous pouvez parcourir ce contenu sur la gestion de la formation en entreprise. En effet, il existe plusieurs techniques de livraison : formation dirigée par un instructeur, classe virtuelle, e-learning, apprentissage mobile, coaching, etc.

Quels sont les critères de choix des formats de formation ?

Le choix de catégories d’activités et de formats de formation dépend de divers facteurs, comme :

• Le contenu de formation dont vous disposez
• Le matériel disponible sur le lieu de travail
• L’espace adapté aux sessions de formation en présentiel
• Le nombre d’apprenants
• La fréquence de la formation
• Votre budget

Voici quelques exemples d’activités de formation professionnelle en ligne et en présentiel :

En ligne ou en présentiel : quelle méthode choisir ?

Concernant la méthode de livraison, gardez à l’esprit que plus la formation est exclusive, plus elle nécessitera une approche personnalisée en présentiel. On peut citer le cas des programmes de leadership qui se font principalement via des séances de coaching, nécessitant ainsi une adaptation constante aux besoins individuels des participants.

Cependant, les cours en ligne avec quiz seront plus adaptés pour une formation d’initiation à grande échelle. Vous pourrez aborder les bases d’un sujet et vérifier comment vos apprenants ont retenu les nouvelles connaissances.

De plus, il est possible de réutiliser le matériel, les mémos, les manuels et les diapositives existants. Il suffit de les convertir en cours en ligne avec un outil comme iSpring Suite. Vous pouvez le télécharger gratuitement et tester ses fonctionnalités. Notre équipe est à votre disposition pour une démo en direct personnalisée. Cet outil auteur permet de transformer des diapositives en un clin d’œil. C’est une solution très pratique si vous développez des formations en ligne dans PowerPoint. 

En effet, les cours PPT intégrés dans iSpring Suite vous permettent de créer une large gamme de contenus e-learning pour n’importe quel plan de formation. Cela va des quiz aux didacticiels vidéo en passant par les ebooks et scénarios de branchement, avec des arrière-plans convaincants.

7. Mettez votre plan à exécution

A présent, il est temps de mettre en œuvre votre plan de formation et de récolter ses premiers résultats. Une fois que vous avez l’approbation finale de la direction, facilitez l’accès au plan de formation à tout le monde.
C’est-à-dire :

• Les salariés
• Leurs mentors/formateurs/instructeurs
• Les superviseurs d’équipe
• Les chefs de service

Il est essentiel de faire les bons choix à cette étape. Cela va considérablement améliorer vos flux de travail L&D, et réduire le temps et l’argent investis dans les initiatives de formation, renforçant ainsi l’efficacité de la gestion globale de votre programme de développement de chaque salarié.

Par exemple, utilisez un LMS efficace comme iSpring Learn pour impliquer instantanément vos collaborateurs dans le plan de formation. Vous pouvez tester gratuitement les options de cet outil e-learning. C’est une plateforme
en ligne où les apprenants peuvent suivre des cours et des quiz, et accéder
à la base de connaissances de l’entreprise. L’inscription aux programmes de formation spécifiques se fait via n’importe quel appareil, favorisant ainsi l’évolution constante des compétences des employés au fil du temps.

Demandez votre démo gratuite dès maintenant pour voir comment cette plateforme peut optimiser la formation de vos collaborateurs.

Voici les nombreux autres avantages d’un LMS comme iSpring Learn :

• Permettre aux collaborateurs de rester informés de toutes les activités planifiées et des échéances clés à venir. 
• Attribuer automatiquement les cours requis aux nouvelles recrues ou à tout autre groupe d’employés. 
• Déployer des cours de formation, des vidéos, des manuels et d’autres contenus et actions dans un ordre spécifique.

8. Évaluez l’efficacité de votre plan de formation

Sur la base des objectifs fixés à l’étape 3, vous pouvez désormais évaluer les progrès des bénéficiaires du plan :

• Ont-ils accompli toutes les tâches que vous leur aviez assignées ?
• Comment se sont-ils comportés lors des évaluations, le cas échéant ?
• Avaient-ils suffisamment de temps, ou leur a-t-il fallu plus d’une journée, d’une semaine ou toute la période probatoire pour terminer leur formation ?

À ce stade, demandez des avis et commentaires à vos apprenants, collègues instructeurs et mentors pour ajuster le plan de formation. Selon le scénario de formation, vous pouvez demander à vos apprenants ce qu’ils ont appris en termes de compétences. Par exemple, vérifiez s’ils peuvent faire la différence entre le produit A et le produit B, comment ils comprennent la mission de l’entreprise, etc.

Pour obtenir des commentaires plus authentiques et faciliter le traitement des réponses, vous pouvez créer ce type d’enquête en ligne : 

Concevez un plan de formation ciblé avec une solution moderne

Un plan de formation du personnel détaille les éléments nécessaires à une bonne formation du personnel dans une entreprise. Ce document inclut notamment les étapes, le calendrier, les ressources, les parties responsables et le calendrier. Il est conçu pour améliorer les compétences et l’efficacité des employés, contribuant ainsi à leur emploi au sein de l’entreprise.

Lors de son élaboration, il est essentiel de garder à l’esprit les objectifs poursuivis par votre entreprise afin de cibler spécifiquement les compétences nécessaires pour atteindre ces objectifs et favoriser le développement professionnel de chaque salarié au sein de l’organisation.

Une fois que vous avez l’approbation finale de la direction, facilitez l’accès au plan de formation à tout le monde. C’est un jeu d’enfant avec un outil efficace comme un LMS iSpring Learn. N’hésitez pas à le tester gratuitement et réservez une démo en direct pour simplifier la gestion de votre processus de la formation. 

FAQ sur les plans de formation

Passons en revue quelques questions qui reviennent souvent à propos des plans de formation et leur mise en place.

Qui établit le plan de formation ?

Dans le cadre de leur pouvoir de direction, chaque employeur est responsable d’établir le plan de formation pour combler le gap de compétences. Cependant, il doit soumettre ce document à l’avis des représentants du personnel, dans le cadre de la consultation annuelle sur la politique sociale de l’entreprise, assurant ainsi une gestion transparente et collaborative du processus de formation.

Quels types d’actions relèvent du plan de formation ?

Les actions de formation visent à aider le salarié à s’adapter aux évolutions de son poste de travail. Comme autres actions, on a le maintien dans l’emploi et le développement des compétences actuelles.